Zarz─ůdzasz zespo┼éem, kt├│ry realizuje kilka projekt├│w jednocze┼Ťnie? Zale┼╝y Ci na efektywno┼Ťci prowadzonych dzia┼éa┼ä i realizacji projekt├│w w terminie? Sprawd┼║, w jaki spos├│b program do zarz─ůdzania projektami mo┼╝e pom├│c Ci lepiej planowa─ç prac─Ö zespo┼éu i osi─ůga─ç wy┼╝sze wyniki.

Na czym polega zarz─ůdzanie projektem?

Odpowiednie planowanie pracy zespo┼éu to podstawa. Efektywne zarz─ůdzanie projektami to nie tylko roz┼éo┼╝enie zada┼ä w czasie oraz przypisanie ich do poszczeg├│lnych os├│b. Kluczowy jest r├│wnie┼╝ szybki przep┼éyw informacji pomi─Ödzy cz┼éonkami zespo┼éu i sta┼éa kontrola nad realizacj─ů kolejnych etap├│w. W┼éa┼Ťnie dlatego skuteczne zarz─ůdzanie projektami mo┼╝e u┼éatwi─ç Ci program do zarz─ůdzania projektami.

Najlepszy program do zarz─ůdzania zadaniami

Aplikacji i program├│w do zarz─ůdzania projektami jest na rynku wiele. Aby maksymalnie u┼éatwi─ç sobie zarz─ůdzanie projektami, sprawd┼║ funkcjonalno┼Ťci dost─Öpnych opcji i wybierz narz─Ödzie, kt├│re pozwoli na wygodne delegowanie zada┼ä. Na co zwr├│ci─ç uwag─Ö, wybieraj─ůc program do zarz─ůdzania projektami? Wi─Ökszo┼Ť─ç narz─Ödzi posiada podobne funkcje, np.:

  • tworzenie listy zada┼ä,
  • przypisywanie zada┼ä u┼╝ytkownikom,
  • sprawdzanie, na jakim etapie jest projekt,
  • ┼Ťledzenie czasu pracy zespo┼éu,
  • wbudowany komunikator,
  • kalendarz,
  • opcja powiadomie┼ä.

Zanim zdecydujesz si─Ö na wyb├│r programu do zarz─ůdzania projektami, zastan├│w si─Ö, co najbardziej sprawdzi si─Ö w Twojej firmie. Je┼╝eli cz─Östo zarz─ůdzasz podobnymi projektami, mo┼╝liwo┼Ť─ç tworzenia szablon├│w projekt├│w b─Ödzie bardzo wygodn─ů funkcjonalno┼Ťci─ů. Lubisz pracowa─ç z dowolnego miejsca? Aplikacja mobilna to rozwi─ůzanie, kt├│re pozwoli Ci na zarz─ůdzania projektami w ka┼╝dej chwili, r├│wnie┼╝ poza biurem.

Bez wzgl─Ödu na specyfik─Ö pracy Twojego zespo┼éu, upewnij si─Ö, ┼╝e program do zarz─ůdzania projektami ma intuicyjny interfejs u┼╝ytkownika. Dodatkowo, je┼╝eli to wa┼╝ne w przypadku Twojej firmy, sprawd┼║, czy istnieje mo┼╝liwo┼Ť─ç zarz─ůdzania projektami i prowadzenia projekt├│w w j─Özyku polskim.

Przejd┼║my do konkret├│w. Szukasz narz─Ödzia, kt├│re pozwoli Ci wygodnie zarz─ůdza─ç zadaniami i ┼Ťledzi─ç post─Öpy prac? Sprawd┼║ poni┼╝sz─ů list─Ö kilkunastu najbardziej popularnych program├│w do zarz─ůdzania projektami i wybierz najlepszy.

1. Clickup

Clickup to kompleksowy program do zarz─ůdzania projektami, dzi─Öki kt├│remu w jednym miejscu zgromadzisz najwa┼╝niejsze informacje dotycz─ůce pracy ca┼éego zespo┼éu.

Jakie funkcjonalno┼Ťci tego rozwi─ůzania zwracaj─ů uwag─Ö? Przede wszystkim przejrzysty interfejs, mo┼╝liwo┼Ť─ç tworzenia wykres├│w Gantta czy ┼Ťledzenie czasu realizacji poszczeg├│lnych etap├│w projektu. Program pozwala tworzy─ç wiele widok├│w, szablony checklist oraz zale┼╝no┼Ťci pomi─Ödzy konkretnymi zadaniami.

Brzmi dobrze? To rozwi─ůzanie, kt├│re zyskuje du┼╝─ů popularno┼Ť─ç i bardzo mocno si─Ö rozwija. Warto przetestowa─ç.

Cennik Clickup

2. Monday.com

Prosta, intuicyjna i bardzo popularna aplikacja. Mo┼╝esz za jej po┼Ťrednictwem przedstawia─ç zadania w r├│┼╝ny spos├│b, np. wykres├│w Gantta, tabel lub tablic. Sprawdzi si─Ö w zespo┼éach, kt├│rym zale┼╝y na efektywnej realizacji projekt├│w i kontroli czasu pracy.

Na tablicach przypisanych do projektu mo┼╝esz rozpisa─ç zadania szczeg├│┼éowe, dodawa─ç notatki lub pomys┼éy. Dodatkowo, stworzona przez Ciebie tablica mo┼╝e by─ç przestrzeni─ů do wsp├│┼épracy z klientem.

Cennik Monday.com

3. Zoho

Zoho to jeden z bardziej rozbudowanych program├│w w tym zestawieniu.

Podobnie jak w innych narz─Ödziach tego typu, w Zoho mo┼╝esz przydziela─ç zadania, kontrolowa─ç realizacj─Ö projektu w czasie za pomoc─ů funkcji kalendarza lub korzysta─ç z wewn─Ötrznego komunikatora.

Codzienn─ů prac─Ö u┼éatwi─ů Ci dodatkowe funkcje tj., opcja ┼Ťledzenia czasu pracy, zarz─ůdzanie dokumentami, w tym fakturami, i kontrola nad kosztami. Te ostanie mo┼╝liwo┼Ťci Zoho sprawiaj─ů, ┼╝e jest to doskona┼éa propozycja dla os├│b, kt├│rym zale┼╝y nad kontrol─ů bud┼╝etu projektu.

Cennik Zoho

4. Hive

Program ┼é─ůczy w sobie najwa┼╝niejsze opcje, kt├│re doceni ka┼╝dy zesp├│┼é w codziennej pracy. W Hive masz mo┼╝liwo┼Ť─ç zarz─ůdza─ç zadaniami i plikami oraz wygodnie komunikowa─ç si─Ö z innymi wsp├│┼épracownikami.

To nie wszystko. Hive to intuicyjno┼Ť─ç i wygoda w czystej postaci. Przyk┼éad? Tw├│j wsp├│┼épracownik przesy┼éa Ci wiadomo┼Ť─ç za pomoc─ů komunikatora, a Ty jednym przeci─ůgni─Öciem zamieniasz j─ů w zadanie do wykonania.

Cennik Hive

5. Celoxis

Bardzo intuicyjna i mocno konfigurowalna propozycja dla tych, kt├│rym zale┼╝y na produktywnej pracy podczas realizacji projektu. Podzia┼é zada┼ä, ┼Ťledzenie potencjalnych problem├│w i utworzenie portfela klienta ÔÇô to tylko niekt├│re z funkcji, kt├│re znajdziesz w Celoxis.

Za pomoc─ů tego programu cz┼éonkowie Twojego zespo┼éu b─Öd─ů mieli wygodn─ů przestrze┼ä do wsp├│┼épracy. Nie tylko za pomoc─ů wewn─Ötrznego komunikatora i mo┼╝liwo┼Ťci udost─Öpniania plik├│w, ale r├│wnie┼╝ raportowania kolejnych etap├│w pracy.

Cennik Celoxis

6. Notion

Notion to aplikacja, kt├│r─ů dowolnie spersonalizujesz i zgromadzisz w jednym miejscu wszystkie informacje dotycz─ůce projektu. Lista rzeczy do zrobienia (w r├│┼╝nych widokach), kalendarz, udost─Öpnianie plik├│w ÔÇô to przyk┼éadowe opcje tego rozwi─ůzania.

Narzędzie, w wariancie zespołowym, umożliwia udostępnianie tablicy innym członkom zespołu, co przyda się w realizacji większych projektów.

Notion stanowi pewnego rodzaju baz─Ö danych, kt├│r─ů praktycznie w ca┼éo┼Ťci dostosujesz do swoich potrzeb. Je┼╝eli zale┼╝y Ci na takiej elastyczno┼Ťci podczas pracy na projektem, warto sprawdzi─ç to rozwi─ůzanie.

Cennik Notion

7. Asana

Asana to wygodne narzędzie do planowania zadań, przypisywania ich poszczególnym członkom zespołu oraz kontroli, na jakim etapie jest realizacja projektu. Program umożliwia widok zadań w formie listy, tablicy Kanban, kalendarza czy osi czasu.

Wygodn─ů opcj─ů jest r├│wnie┼╝ mo┼╝liwo┼Ť─ç dodawania komentarzy do zada┼ä, co usprawnia komunikacj─Ö w zespole. W wersji Premium mo┼╝esz tworzy─ç raporty projektowe.

Cennik Asana

8. Airtable

Airtable to platforma, dzi─Öki kt├│rej Tw├│j zesp├│┼é b─Ödzie tworzy┼é w┼éasne aplikacje usprawniaj─ůce dzia┼éania firmy. Za pomoc─ů tego narz─Ödzia mo┼╝esz m.in.:

  • udost─Öpnia─ç widok danych,
  • przeci─ůga─ç dane z kilku ┼║r├│de┼é do jednego widoku w celu analizy,
  • wizualizowa─ç procesy,
  • ┼Ťledzi─ç post─Öpy w projekcie.

Co zwr├│ci Twoj─ů uwag─Ö? Elastyczno┼Ť─ç i zaskakuj─ůce mo┼╝liwo┼Ťci przedstawiania zgromadzonych danych. Dodatkowo, Airtable zintegrujesz z popularnymi rozwi─ůzaniami zewn─Ötrznymi, np. Gmail, Google Drive, Slack czy Jira Cloud.

Cennik Airtable

9. Jira

Jira to rozbudowana aplikacja o wielu dodatkowych funkcjach, kt├│re usprawniaj─ů kontrol─Ö na projektem. Opr├│cz podstawowej funkcji, czyli przypisywaniu zada┼ä pracownikom, mo┼╝esz r├│wnie┼╝ udost─Öpnia─ç pliki, statusy i konkretne etapy projektu. Program umo┼╝liwia dzielenie si─Ö wiedz─ů i weryfikowanie proces├│w.

Zale┼╝y Ci na bardzo dok┼éadnej kontroli kolejnych post─Öp├│w w projekcie? Korzystaj─ůc z Jiry, b─Ödziesz m├│g┼é organizowa─ç prac─Ö zespo┼éu m.in. z wykorzystaniem tablicy Kanban.

Rozwini─Öte funkcjonalno┼Ťci Jiry sprawiaj─ů, ┼╝e jest cz─Östym wyborem w bran┼╝y IT, ale sprawdzi si─Ö r├│wnie┼╝ przy realizacji projekt├│w z innych bran┼╝. Aplikacj─Ö zaprojektowano zgodnie z za┼éo┼╝eniami metodyki pracy Agile.

Cennik Jira

10. Confluence

Przestrze┼ä robocza ze zdalnym dost─Öpem, w kt├│rej ca┼éy zesp├│┼é mo┼╝e wygodnie pracowa─ç nad projektem, zarz─ůdza─ç wiedz─ů, wymienia─ç si─Ö informacjami. To w┼éa┼Ťnie Confluence. Narz─Ödzie, kt├│re usprawni Twoj─ů prac─Ö, dzi─Öki dedykowanym przestrzeniom, np. zespo┼éow─ů, dokumentacji, baz wiedzy czy pracy w┼éasnej. Stworzone przestrzenie dzia┼éaj─ů jak sieci powi─ůzanych ze sob─ů stron.

W Confluence znajdziesz gotowe szablony projekt├│w, kt├│re pomog─ů Ci przyspieszy─ç prac─Ö nad zaplanowaniem sp├│jnej realizacji projektu.

Cennik Confluence

11. Teamwork

Je┼╝eli szukasz ┼éatwego w obs┼éudze narz─Ödzia, kt├│rego funkcjonalno┼Ťci b─Öd─ů odpowiada─ç na potrzeby rozwijaj─ůcej si─Ö firmy, Teamwork jest dla Ciebie. Zawiera wszystkie podstawowe opcje, kt├│re umo┼╝liwi─ů sprawn─ů realizacj─Ö projektu, np. podzia┼é zada┼ä, wewn─Ötrzny czat, widok tablicy Kanban i standardowej listy.

Twoje firma ro┼Ťnie, a projekty s─ů coraz bardziej wymagaj─ůce? Teamwork usprawni prac─Ö zespo┼éu dzi─Öki funkcjom zaawansowanym, tj. wykresom Gantta, zarz─ůdzaniem portfelem czy pulpitom raportowania. Umo┼╝liwi Ci r├│wnie┼╝ automatyzacj─Ö dzia┼éa┼ä.

Bez wzgl─Ödu na poziom funkcjonalno┼Ťci, to wygodne i intuicyjne narz─Ödzie.

Cennik Teamwork

12. Basecamp

Popularne rozwi─ůzanie, dzi─Öki kt├│remu b─Ödziesz wygodnie zarz─ůdza─ç projektem, w tym przypisywa─ç zadania, komunikowa─ç si─Ö z pozosta┼éymi cz┼éonkami zespo┼éu, gromadzi─ç pomys┼éy czy planowa─ç spotkania.

Kalendarz Basecamp zintegrujesz z osobistym kalendarzem, co u┼éatwi organizacj─Ö pracy. To narz─Ödzie, kt├│re docenisz za przejrzysto┼Ť─ç. Wszystkie zadania i kluczowe informacje umie┼Ťcisz na stworzonych planszach.

Cennik Basecamp

13. Trello

Bardzo intuicyjny, prosty i elastyczny program, który pomoże Twojemu zespołowi w wizualny sposób zaplanować pracę przy projekcie. W Trello stworzysz checklisty oraz tablice, na których zgromadzisz zadania przypisane sobie lub współpracownikom.

To narz─Ödzie, kt├│re pomo┼╝e Ci zadba─ç o terminowo┼Ť─ç projektu ÔÇô zadania projektowe mo┼╝esz wy┼Ťwietla─ç w formie kalendarza. Trello b─Ödzie strza┼éem w dziesi─ůtk─Ö dla ma┼éych zespo┼é├│w, kt├│rym zale┼╝y na elastyczno┼Ťci.

Cennik Trello

Czym jest projekt?

Za projekt uwa┼╝a si─Ö tymczasowe przedsi─Öwzi─Öcie, kt├│re ma sw├│j wyra┼║nie okre┼Ťlony cel: stworzenie produktu lub us┼éugi. W praktyce na realizacj─Ö projektu sk┼éada si─Ö szereg czynno┼Ťci, za kt├│re, cz─Östo, odpowiadaj─ů r├│┼╝ne osoby.

To, w po┼é─ůczeniu z okre┼Ťlonym terminem realizacji, sprawia, ┼╝e zarz─ůdzanie projektami to wyzwanie. Wymaga nie tylko odpowiednich umiej─Ötno┼Ťci, ale r├│wnie┼╝ narz─Ödzi i konkretnego podej┼Ťcia do zarz─ůdzania poszczeg├│lnymi zadaniami.

Zarz─ůdzasz projektami i zastanawiasz si─Ö, jaka metodyka pracy b─Ödzie najbardziej efektywna w przypadku Twojego zespo┼éu? Sprawd┼║, jakie podej┼Ťcie mo┼╝esz wybra─ç podczas pracy i jak to prze┼éo┼╝y si─Ö na spos├│b zarz─ůdzania projektami.

Podej┼Ťcia w zarz─ůdzaniu projektami

Podobnie jak narz─Ödzi, kt├│re pomagaj─ů zarz─ůdza─ç projektem, podej┼Ť─ç w zarz─ůdzaniu projektami jest kilka. Dowiedz si─Ö, czym cechuj─ů si─Ö najwa┼╝niejsze z nich i wprowad┼║ zmiany, kt├│re wnios─ů efektywno┼Ť─ç Twojego zespo┼éu na wy┼╝szy poziom.

Critical Path Method (CMP)

Critical Path Metod, czyli metoda ┼Ťcie┼╝ki krytycznej, jest oparta na matematycznym algorytmie. Pozwoli Ci wykluczy─ç dzia┼éania, kt├│re mog┼éyby spowodowa─ç op├│┼║nienia w realizacji projektu, ale jednocze┼Ťnie wymaga maksymalnego skupienia na terminowym wykonywaniu zada┼ä.

Jak wygl─ůdaj─ů etapy przygotowawcze w metodzie ┼Ťcie┼╝ki krytycznej? Najpierw projekt dzielisz na mniejsze zadania, okre┼Ťlasz relacje pomi─Ödzy poszczeg├│lnymi etapami, a na ko┼äcu szacujesz czas potrzebny na ich realizacj─Ö. ┼Ücie┼╝ka krytyczna to najd┼éu┼╝szy czas, jaki Tw├│j zesp├│┼é potrzebuje na wykonanie sekwencji poszczeg├│lnych zada┼ä.

Zale┼╝no┼Ť─ç jest prosta: op├│┼║nienie w jednym zadaniu blokuje wykonanie nast─Öpnego, co rzutuje na ca┼éy projekt.

Chocia┼╝ to metoda wymagaj─ůca pod wzgl─Ödem przygotowania do realizacji projektu, ma swoje mocne strony. W┼Ťr├│d korzy┼Ťci znajduj─ů si─Ö:

  • ┼éatwe okre┼Ťlenie najwa┼╝niejszych zada┼ä w ca┼éym projekcie,
  • szybkie wychwycenie etap├│w/zada┼ä, kt├│re powoduj─ů op├│┼║nienia i wyeliminowanie ich,
  • cz─Östo skr├│cenie czasu potrzebnego na realizacj─Ö projektu.

Critical Chain Project Management

Critical Chain Project Management (metoda ┼éa┼äcucha krytycznego) to metoda planowania i zarz─ůdzania realizacj─ů projektu, kt├│ra skupia si─Ö na ludziach i zasobach. W przeciwie┼ästwie do tradycyjnych metod, CCPM nie k┼éadzie nacisku na sztywnym przypisywaniu zada┼ä i terminowej realizacji poszczeg├│lnych zada┼ä. Najwa┼╝niejszym za┼éo┼╝eniem metody jest realizacja ca┼éo┼Ťci projektu w terminie, przy czym na etapie planowania uwzgl─Ödnia si─Ö bufory czasowe.

Mocne strony tej metody to, m.in.:

  • brak konflikt├│w zwi─ůzanych z przydzielaniami zada┼ä,
  • zmniejszenie dzia┼éa┼ä w trybie wielozadaniowym,
  • sprawna kontrola projektu.

Lean ÔÇô podej┼Ťcie zwinne

Lean, czyli podej┼Ťcie zwinne, to spos├│b my┼Ťlenia, kt├│ry w praktyce przek┼éada si─Ö na gotowo┼Ť─ç szybkiej reakcji na nowe potrzeby klienta i zmieniaj─ůcego si─Ö rynku. Podej┼Ťcie zwinne zak┼éada elastyczne dostosowanie si─Ö do zmian, kt├│re s─ů wpisane w projekt, oraz interaktywny charakter pracy pomi─Ödzy zespo┼éem a klientem.

Z tego podej┼Ťcia wyrastaj─ů konkretne sposoby pracy nad projektem: Agile i Scrum, o kt├│rych szerzej przeczytasz poni┼╝ej.

Agile

Agile, czyli tzw. zwinne zarz─ůdzanie projektem, zak┼éada, ┼╝e na pocz─ůtku realizacji projektu zesp├│┼é nie jest w stanie dok┼éadnie zaplanowa─ç jego przebiegu. Ta metoda polega na sekwencji powtarzalnych, kr├│tkich odcink├│w pracy (sprint├│w), po kt├│rych nast─Öpuje feedback od klienta. Dodatkowo w Agile wpisany jest r├│wnoleg┼éy przep┼éyw pracy.

Metoda Agile jest popularnym rozwi─ůzaniem w bran┼╝y IT i opiera si─Ö na pi─Öciu podstawowych krokach:

  • planowaniu,
  • projektowaniu,
  • programowaniu,
  • testowaniu,
  • wdra┼╝aniu.

Kiedy Agile to dobry wyb├│r? Sprawdza si─Ö w przypadku projekt├│w, kt├│re wymagaj─ů elastycznego podej┼Ťcia i kt├│rym towarzyszy dynamizm. Za┼éo┼╝enia tej metody obejmuj─ů r├│wnie┼╝ konkretne oczekiwania wzgl─Ödem zespo┼éu, kt├│ry sam organizuje sobie prac─Ö oraz posiada pe┼éne kompetencje do realizacji zada┼ä.

Najwa┼╝niejsz─ů ide─ů Agile jest dostarczanie klientowi mniejszych wycink├│w finalnego produktu w kr├│tkich odst─Öpach czasu (iteracje).

Scrum

Metoda Scrum oznacza realizacj─Ö projektu w okre┼Ťlonych ramach post─Öpowania przyj─Ötych przez zesp├│┼é. To jedna z metod, kt├│ra zyska┼éa na popularno┼Ťci w bran┼╝y IT, a obecnie stanowi uniwersalny spos├│b pracy.

Scrum jest jedn─ů ze zwinnych metod pracy i bywa mylnie uto┼╝samiany z Agile. R├│┼╝nica jest zasadnicza: Agile to poj─Öcie znacznie szersze ÔÇô jest podej┼Ťciem do realizacji projekt├│w, w kt├│re wpisuje si─Ö Scrum jako okre┼Ťlony spos├│b dzia┼éania.

Jakie s─ů g┼é├│wne korzy┼Ťci p┼éyn─ůce z pracy metod─ů Scrum?

  • przejrzysto┼Ť─ç projektu,
  • bardzo dobry przep┼éyw informacji mi─Ödzy cz┼éonkami zespo┼éu,
  • mo┼╝liwo┼Ť─ç szybkiej reakcji na zachodz─ůce zmiany.

Extreme Programming (XP)

Programowanie ekstremalne zalicza si─Ö do rodziny zwinnych metodyk pracy, typowych dla bran┼╝y IT. T─Ö metod─Ö wyr├│┼╝niaj─ů bardzo kr├│tkie iteracje (po zako┼äczeniu jednej, nast─Öpuje planowanie nast─Öpnej).

Dodatkowo, wa┼╝ne s─ů techniczne aspekty programowania: celem jest tworzenie wysokiej jako┼Ťci oprogramowania w kr├│tkim czasie.

Six Sigma Method

Podstawowym za┼éo┼╝eniem metody Six Sigma jest d─ů┼╝enie do jak najwy┼╝szej jako┼Ťci proces├│w, zbli┼╝onej do perfekcji. Opiera si─Ö na analizie defekt├│w, kt├│re wyst─ůpi┼éy i ich eliminacji. Ta metoda przyjmuje, ┼╝e najwy┼╝sza jako┼Ť─ç uwzgl─Ödnia, zgodnie ze statystyk─ů, 3 lub 4 defekty na milion mo┼╝liwo┼Ťci.

Metoda Six Sigma składa się z konkretnych etapów, tj.:

  • definiowanie,
  • pomiar,
  • analiza,
  • udoskonalenie,
  • kontrola.

W metodzie Six Sigma nie chodzi o jako┼Ť─ç sam─ů w sobie. W centrum jej za┼éo┼╝e┼ä jest klient ÔÇô jego pe┼éna satysfakcja i zaspokojenie potrzeb, r├│wnie┼╝ tych niezidentyfikowanych.

PRINCE2

To klasyczna metoda zarz─ůdzania projektem skupiona na produkcie, w kt├│rej spos├│b realizacji projektu zostaje dok┼éadnie okre┼Ťlony przed rozpocz─Öciem dzia┼éa┼ä. W PRINCE2 kluczowa jest dokumentacja projektowa.

Opiera si─Ö na siedmiu zasadach, siedmiu tematach i siedmiu procesach. Dzi─Öki tak szczeg├│┼éowo rozpisanej specyfice metodyki dzia┼éa┼ä, mocn─ů stron─ů PRICNE2 jest przejrzysto┼Ť─ç, logiczna struktura i sp├│jno┼Ť─ç.

Kanban

Metoda Kanban opiera si─Ö na wizualnym przedstawieniu kolejnych etap├│w projektu. W tym celu poszczeg├│lne zadania przypisujesz do okre┼Ťlonych kolumn, np. „do zrobienia”, „w trakcie”, „zako┼äczone” lub „analiza”, „tworzenie”, „testowanie”, „wdra┼╝anie”. Celem tej metody jest zwi─Ökszenie efektywno┼Ťci zespo┼éu i dba┼éo┼Ť─ç o terminowe oddanie projektu.

Tablice Kanban znajdziesz w wielu programach do zarz─ůdzania projektami np. Jira czy Asana.

Waterfall, czyli model kaskadowy

Klasyczna metoda Waterfall to przeciwie┼ästwo elastycznego podej┼Ťcia Agile. Waterfall zak┼éada liniow─ů realizacj─Ö zada┼ä ÔÇô jednego po drugim ÔÇô oraz mo┼╝liwo┼Ť─ç nanoszenia zmian i poprawek dopiero na etapie testowania. Ta metoda nie zak┼éada udzielania feedbacku przez klienta na etapie realizacji projektu, lecz dopiero po jego zako┼äczeniu.

Mimo wysokiego stopnia sformalizowania, metoda Waterfall ma korzy┼Ťci, m.in.:

  • porz─ůdkuje prac─Ö wieloosobowego zespo┼éu,
  • zapewnia stabilno┼Ť─ç,
  • szczeg├│┼éowa dokumentacja stworzona na pocz─ůtku projektu sprawia, ┼╝e realizacja projektu jest klarowna, a liczba zmiennych, kt├│re trzeba wzi─ů─ç pod uwag─Ö ÔÇô niewielka.

Metody i techniki projektowe

Zastanawiasz si─Ö, w jaki spos├│b zaplanowa─ç prac─Ö nad projektem? Wyb├│r metody zarz─ůdzania projektem wynika z jego specyfiki. Nie ka┼╝de rozwi─ůzanie b─Ödzie potrzebne, ┼╝eby zwi─Ökszy─ç efektywno┼Ť─ç Twojego zespo┼éu. Zapoznaj si─Ö z kluczowymi metodami i sprawd┼║, co zyskasz wdra┼╝aj─ůc je podczas codziennej pracy.

Badanie wykonalno┼Ťci projektu

Wa┼╝ny krok podczas planowania projektu. Stanowi bardzo szczeg├│┼éow─ů analiz─Ö projektu, pod r├│┼╝nymi wzgl─Ödami. Badanie wykonalno┼Ťci projektu obejmuje, m.in.:

  • kwestie technicznej wykonalno┼Ťci projektu,
  • analiz─Ö finansowo-ekonomiczn─ů,
  • uwarunkowanie prawne.

Checklista

Najprostszy spos├│b na kontrol─Ö post─Öp├│w w projekcie: spis zada┼ä do wykonania. Korzystaj─ůc z aplikacji do zarz─ůdzania projektami, masz zawsze pod r─Ök─ů cyfrow─ů „list─Ö do zrobienia”, kt├│r─ů mo┼╝esz dowolnie modyfikowa─ç.

W wi─Ökszo┼Ťci narz─Ödzi zmian na checklistach mo┼╝esz dokonywa─ç za pomoc─ů wygodnej funkcji drag&drop.

Wykres Gantta

Wykres Gantta to rodzaj poziomego wykresu s┼éupkowego, kt├│rego celem jest wizualne przedstawienie harmonogramu projektu. Jest przydatny przy wi─Ökszych projektach, w kt├│rych bierze udzia┼é wiele os├│b, a ich zadania s─ů od siebie zale┼╝ne.

Przykład wykresu Gantta. Źródło: https://asana.com/pl/resources/gantt-chart-basics

Poszczeg├│lne s┼éupki w wykresie Gantta oznaczaj─ů konkretne zadania, a czas potrzebny na ich wykonanie oddaje d┼éugo┼Ť─ç s┼éupk├│w.

Jakie korzy┼Ťci daje wizualizacja projektu za pomoc─ů wykresu Gantta?

  • wygodne zarz─ůdzanie harmonogramem z┼éo┼╝onego projektu,
  • szybkie wychwycenie mo┼╝liwych op├│┼║nie┼ä, wynikaj─ůcych z zale┼╝no┼Ťci pomi─Ödzy zadaniami,
  • skuteczna kontrola post─Öp├│w i osi─ůgania kamieni milowych w projekcie.

Harmonogram projektu

Okre┼Ťlenie harmonogramu projektu przed przyst─ůpieniem do jego realizacji to podstawa terminowej pracy ca┼éego zespo┼éu. Przyda si─Ö szczeg├│lnie wtedy, gdy poszczeg├│lne zadania s─ů od siebie zale┼╝ne i przypisane do r├│┼╝nych os├│b.

Narz─Ödzia wspieraj─ůce zarz─ůdzanie projektami umo┼╝liwiaj─ů tworzenie harmonogram├│w, kt├│re nadaj─ů tempo poszczeg├│lnym zadaniom. Niekt├│re z program├│w, np. Asana, u┼éatwi─ů Ci prac─Ö z harmonogramem, umo┼╝liwiaj─ůc przekszta┼écenie go w szablon, kt├│ry mo┼╝esz wykorzysta─ç przy projekcie o podobnym przebiegu.

Macierz odpowiedzialno┼Ťci

Macierz odpowiedzialno┼Ťci (inaczej macierz RACI) to metoda, kt├│ra usprawni przypisanie r├│l w zespole oraz odpowiedzialno┼Ťci za poszczeg├│lne etapy/zadania projektu. Je┼╝eli prowadzisz z┼éo┼╝one projekty, w kt├│rych bierze udzia┼é wiele os├│b, w tym kilka z nich to osoby decyzyjne, macierz odpowiedzialno┼Ťci u┼éatwi Wam codzienn─ů prac─Ö.

Jaki zakres odpowiedzialno┼Ťci wyznacza macierz? Przyk┼éadowy podzia┼é r├│l obejmuje:

  • R (responsible) ÔÇô osoba, kt├│ra odpowiada za wykonanie zadania,
  • A (accountable) ÔÇô osoba, kt├│ra zatwierdza wykonanie zadania,
  • C (consult) ÔÇô osoby, kt├│re konsultuj─ů wykonanie zadania,
  • I (informed) ÔÇô osoby, kt├│re s─ů informowane o post─Öpach prac.

Zwi─Ökszenie wydajno┼Ťci w firmie dzi─Öki programom do zarz─ůdzania zadaniami

Je┼╝eli do tej pory Tw├│j zesp├│┼é do zarz─ůdzania projektem wykorzystywa┼é notesy, tablice z kolorowymi karteczkami lub nawet Dokumenty Google, wdro┼╝enie programu wniesie efektywno┼Ť─ç firmy na poziom wy┼╝ej. Kiedy zobaczysz efekty? Od razu. Realn─ů efektywno┼Ť─ç ocenisz w pe┼éni po pierwszym zrealizowanym projekcie.

Co zwi─Ökszy efektywno┼Ť─ç w Twoim zespole?

  • skuteczniejszy przep┼éyw informacji,
  • przejrzysty podzia┼é obowi─ůzk├│w,
  • terminowo┼Ť─ç realizacji poszczeg├│lnych zada┼ä,
  • wygoda codziennej pracy dzi─Öki mo┼╝liwo┼Ťci integracji z innymi aplikacjami czy narz─Ödziami, np. Kalendarzem Google.

Nowa rzeczywisto┼Ť─ç, jak─ů przynios┼éa pandemia podkre┼Ťli┼éa wygod─Ö korzystania z tego typu narz─Ödzi. Wdro┼╝enie program├│w do zarz─ůdzania projektami w wielu firmach pozwoli┼éo utrzyma─ç efektywno┼Ť─ç zespo┼éu podczas pracy zdalnej.

Czym kierowa─ç si─Ö┬áprzy wyborze narz─Ödzia do zarz─ůdzania zadaniami?

Przede wszystkim funkcjonalno┼Ťciami danego narz─Ödzia, potrzebami Twojej firmy oraz bud┼╝etem, kt├│ry mo┼╝esz na to przeznaczy─ç.

Chocia┼╝ sporo program├│w oferuje podstawowe funkcje w wersji darmowej, na d┼éu┼╝sz─ů met─Ö mo┼╝esz potrzebowa─ç pe┼énej wersji. Wysoko┼Ť─ç p┼éatnych pakiet├│w cz─Östo zale┼╝y od liczby os├│b w zespole.

Mo┼╝liwo┼Ťci aplikacji do zarz─ůdzania projektami

Mimo ┼╝e wiele dost─Öpnych narz─Ödzi do zarz─ůdzania projektami na pierwszy rzut oka wygl─ůda tak samo, warto dok┼éadniej zapozna─ç si─Ö z ich funkcjonalno┼Ťciami. Dlaczego? To u┼éatwi Ci wyb├│r rozwi─ůzania, kt├│re odpowie na konkretne potrzeby Twojego zespo┼éu. Podstawowe funkcje, jak na przyk┼éad ┼Ťledzenie czasu pracy czy mo┼╝liwo┼Ť─ç raportowania, to nie wszystko.

Zastan├│w si─Ö, czego potrzebujesz i skonfrontuj to z mo┼╝liwo┼Ťciami danego narz─Ödzia. Jego funkcje b─Öd─ů odpowiada─ç za to, czy zarz─ůdzanie zadaniami jest tak efektywne, jak tego oczekujesz.

Kontrola bud┼╝etu projektu

Je┼╝eli w┼Ťr├│d Twoich obowi─ůzk├│w jest zarz─ůdzanie bud┼╝etem projektu, w kr├│tkim czasie zauwa┼╝ysz, jak ta funkcjonalno┼Ť─ç programu u┼éatwia prac─Ö. Opcj─Ö kontroli bud┼╝etu znajdziesz m.in. w programie Zoho.

Przepływ dokumentów i procesów

Podstaw─ů skutecznego dzia┼éania w zespole jest nie tylko przep┼éyw informacji, ale r├│wnie┼╝ ┼éatwe przekazywanie dokument├│w i kontrola tempa konkretnych proces├│w. Dlatego wiele narz─Ödzi, kt├│re u┼éatwiaj─ů prac─Ö przy projektach, umo┼╝liwiaj─ů przechowywanie dokument├│w i zarz─ůdzanie nimi.

Zale┼╝y Ci na sprawnym przep┼éywie proces├│w w ramach realizacji projektu? Wykorzystaj w tym celu widok zada┼ä w formie tablicy Kanban ÔÇô poszczeg├│lne kolumny, wraz z zadaniami, b─Öd─ů odpowiada─ç etapom projektu. Dzi─Öki temu b─Ödziesz mie─ç pewno┼Ť─ç, ┼╝e procesy zachodz─ů zgodnie z za┼éo┼╝eniami.

Automatyzacja

W projektach, kt├│rych bierzesz udzia┼é zdarzaj─ů si─Ö cykliczne zadania? Na przyk┼éad comiesi─Öczny raport dla klienta lub tworzenie zestawie┼ä, kt├│re potwierdz─ů efekty zrealizowanych dzia┼éa┼ä? Programy do zarz─ůdzania projektami pozwol─ů Ci zautomatyzowa─ç cz─Ö┼Ť─ç tych dzia┼éa┼ä i zaoszcz─Ödzi─ç sporo czasu.

Cele

Cele s─ů wa┼╝ne z perspektywy rozwoju firmy ÔÇô zar├│wno zarz─ůdzaj─ůcym, jak i pracownikom nadaj─ů wsp├│lny kierunek dzia┼éa┼ä. Chocia┼╝ wiele firm spisuje wyznaczone cele, cz─Östo bywaj─ů one oderwane od codziennej pracy lub trudne do realnej weryfikacji. Z pomoc─ů przychodz─ů aplikacje do planowania pracy w projekcie, kt├│re umo┼╝liwiaj─ů przypisanie zada┼ä i projekt├│w do nadrz─Ödnych cel├│w firmy.

Tak zorganizowana praca przy projektach sprzyja lepszej koordynacji dzia┼éa┼ä firmy i osi─ůganiu coraz wy┼╝szych wynik├│w.

Raportowanie

Raporty pomagaj─ů w szybki spos├│b wizualizowa─ç, na jakim etapie realizacji znajduje si─Ö dany projekt. Korzystaj─ůc z r├│┼╝nego rodzaju wykres├│w, mo┼╝esz zestawia─ç interesuj─ůce Ci─Ö dane. Po co? Wgl─ůd w post─Öpy pracy zespo┼éu pozwoli Ci wychwyci─ç op├│┼║nienia i potencjalne utrudnienia w oddaniu projektu w terminie.

Jednym słowem, raportowanie to trafne decyzje podejmowane w odpowiednim czasie.

Kalendarz

Widok zada┼ä w formie kalendarza to sprawdzony spos├│b na to, aby dba─ç o terminowo┼Ť─ç przypisanych zada┼ä. Dzi─Öki tej opcji, dost─Öpnej w wielu narz─Ödziach, b─Ödziesz m├│g┼é w ┼éatwy spos├│b estymowa─ç czas pracy potrzebny na wykonywanie zada┼ä.

Planowanie pracy z wykorzystaniem kalendarza przyda się szczególnie wtedy, gdy wykonujesz zadania zależne od siebie oraz współpracujesz z innymi członkami zespołu.

Krzywa uczenia si─Ö

Zastanawiasz si─Ö, jak szybko Tw├│j zesp├│┼é wdro┼╝y si─Ö do pracy z wykorzystaniem konkretnego narz─Ödzia? W wi─Ökszo┼Ťci program├│w do zarz─ůdzania znajdziesz przejrzysty i intuicyjny interfejs u┼╝ytkownika. Proste narz─Ödzia, kt├│re umo┼╝liwiaj─ů podzia┼é zada┼ä i ┼Ťledzenie post─Öp├│w pracy, opanujesz z ┼éatwo┼Ťci─ů ju┼╝ od pierwszego logowania.

Je┼╝eli jednak Tw├│j zesp├│┼é realizuje z┼éo┼╝one projekty, warto wybra─ç narz─Ödzie, kt├│re b─Ödzie wymaga┼éo wi─Öcej czasu na opanowanie potrzebnych funkcjonalno┼Ťci. Chocia┼╝ wdro┼╝enie potrwa d┼éu┼╝ej, w og├│lnym rozrachunku zyskasz wi─Öcej. Rozszeszone opcje programu dadz─ů Ci du┼╝e pole do popisu, je┼Ťli chodzi o optymalizacj─Ö projektu i dostosowanie do potrzeb zespo┼éu.

Jak przebiega wdro┼╝enie narz─Ödzia do zarz─ůdzania projektami?

Program do zarz─ůdzania projektami ma na celu u┼éatwi─ç prac─Ö ca┼éego zespo┼éu. Jak wygl─ůda wdro┼╝enie takiego rozwi─ůzania? To proste! Ju┼╝ po zarejestrowaniu si─Ö, mo┼╝esz tworzy─ç projekty z poszczeg├│lnymi zadaniami przypisanymi do cz┼éonk├│w zespo┼éu.

Tw├│rcy tych narz─Ödzi zadbali nie tylko o ┼éatwo┼Ť─ç wdro┼╝enia, ale r├│wnie┼╝ wygod─Ö codziennej pracy. Szybkiemu opanowaniu obs┼éugi programu do zarz─ůdzania projektami b─Ödzie sprzyja┼é intuicyjny interfejs u┼╝ytkownika.

Wi─Ökszo┼Ť─ç dost─Öpnych na rynku program├│w do zarz─ůdzania projektami ma swoje darmowe wersje podstawowe lub darmowe wersje pr├│bne. Dzi─Öki temu mo┼╝esz korzysta─ç z kilku z nich i wybra─ç to narz─Ödzie, kt├│re najtrafniej odpowiada Twoim potrzebom i indywidualnym upodobaniom. A je┼Ťli napotkasz problem przy zarz─ůdzaniu zadaniami, interfejs aplikacji wy┼Ťwietli samouczek lub znajdziesz pomoc w materia┼éach tw├│rc├│w programu.

Kiedy inwestowa─ç w programy do zarz─ůdzania zadaniami?

Powod├│w mo┼╝e by─ç kilka i ka┼╝dy jest dobry. Program do zarz─ůdzania projektami przyda si─Ö, gdy zaczynasz prac─Ö nad du┼╝ym projektem i chcesz mie─ç pewno┼Ť─ç, ┼╝e wszystko przebiegnie tak, jak nale┼╝y. R├│wnie┼╝ wtedy, gdy Twoja firma si─Ö rozwija, a projekt├│w jest coraz wi─Öcej.

Zarz─ůdzanie projektami nale┼╝a┼éo wcze┼Ťniej do Twoich obowi─ůzk├│w? Wiesz z w┼éasnego do┼Ťwiadczenia, ┼╝e to spore wyzwanie i chcesz ustrzec si─Ö b┼é─Öd├│w? Postaw na narz─Ödzie, kt├│re rozwi─ů┼╝e konkretn─ů przeszkod─Ö w efektywnej realizacji projekt├│w.

Zdecyduj si─Ö na program do zarz─ůdzania projektami szczeg├│lnie wtedy, gdy:

  • panuje chaos, nie masz kontroli nad realizacj─ů projektu,
  • je┼╝eli w┼Ťr├│d os├│b realizuj─ůcych projekt brakuje skutecznej komunikacji zespo┼éowej,
  • zale┼╝y Ci na zwi─Ökszeniu produktywno┼Ťci zespo┼éu,
  • szukasz skutecznego narz─Ödzia do zarz─ůdzania zespo┼éem,
  • deadline to dla Ciebie podstawa: chcesz, ┼╝eby projekt zako┼äczy┼é si─Ö w terminie,
  • Tw├│j zesp├│┼é dzia┼éa w modelu pracy zdalnej.

Najcz─Ö┼Ťciej zadawane pytania o programach do zarz─ůdzania projektami

Czy potrzebuj─Ö wi─Öcej ni┼╝ jednego programu?

Najbardziej skuteczn─ů i wygodn─ů praktyk─ů jest zarz─ůdzanie projektem przy pomocy jednego programu lub aplikacji. Dlaczego? W jednym miejscu gromadzisz wszystkie najwa┼╝niejsze informacje na temat projektu. Wi─Öcej ni┼╝ jeden program m├│g┼éby wprowadzi─ç chaos komunikacyjny, kt├│ry nie s┼éu┼╝y efektywnej pracy. Je┼Ťli z czasem b─Ödziesz potrzebowa─ç wi─Öcej funkcjonalno┼Ťci, lepiej b─Ödzie przenie┼Ť─ç si─Ö na bardziej zaawansowane narz─Ödzie.

Jaki jest naj┼éatwiejszy w obs┼éudze program do zarz─ůdzania projektami?

Je┼╝eli szukasz prostego i bardzo intuicyjnego programu dla swojego zespo┼éu (lub u┼╝ytku indywidualnego), zacznij od Trello lub Clickup’a. Pami─Ötaj, ┼╝e wi─Ökszo┼Ť─ç rozwi─ůza┼ä mo┼╝esz sprawdzi─ç w darmowej wersji.

Jaki program do zarz─ůdzania projektami w ┼Ťrednich i du┼╝ych firmach?

Projekt, przy kt├│rym pracuje wi─Öcej os├│b, lub jest bardziej wymagaj─ůcy, mo┼╝e potrzebowa─ç dodatkowych funkcjonalno┼Ťci, u┼éatwiaj─ůcych prac─Ö. Wypr├│buj Asan─Ö lub Jir─Ö.

Jaka aplikacja do zarz─ůdzania projektami dzia┼éaj─ůca w chmurze?

Je┼Ťli zale┼╝y Ci na funkcjonalnej aplikacji typu Saas, wybierz Zoho. Docenisz rozbudowane mo┼╝liwo┼Ťci tego rozwi─ůzania.

Dlaczego program do zarz─ůdzania projektami jest tak wa┼╝ny?

Przede wszystkim: u┼éatwia prac─Ö i sprawia, ┼╝e zesp├│┼é osi─ůga lepsze wyniki. Dobrze dobrany program pozwala zgromadzi─ç w jednym miejscu zadania, rozpisa─ç je w czasie i kontrolowa─ç realizacj─Ö projektu. To wszystko sprawia, ┼╝e produktywno┼Ť─ç zespo┼éu si─Ö zwi─Öksza, a projekty s─ů oddawane czas.

Published On: 9 listopada, 2022 / Categories: Recenzje /

About the Author: Wojciech Matuła

Jestem konsultantem marketingu Internetowego. Specjalizuje si─Ö w optymalizacji stron w wyszukiwarkach internetowych (SEO). Jestem r├│wnie┼╝ certyfikowanym specjalist─ů z zakresu reklam w Google. Na codzie┼ä poszerzam swoj─ů┬áwiedz─Ö z zakresu komunikacji, marketingu i psychologii konsumenta. Marketingiem zajmuj─Ö si─Ö od 2009 roku.

Zapisz si─Ö do newslettera.

Zero spamu. Tylko good content.

Przesy┼éaj─ůc formularz akceptujesz┬ápolityk─Ö prywatno┼Ťci.

Zmaksymalizuj─Ö Wyniki Twojego Marketingu w Google
Zam├│w Konsultacj─Ö Strategiczn─ů

Zadzwoń: +48 721 376 407