Czym jest Better Proposals?

Better Proposals to platforma działająca w przeglądarce, przeznaczona dla freelancerów, agencji i zespołów sprzedaży. Służy do tworzenia i obsługi ofert handlowych. Zamiast statycznego pliku PDF klient otrzymuje dokument online. Łączy on treść, wysyłkę, śledzenie aktywności, akceptację i płatność.
Odbiorca otwiera ofertę bez zakładania konta. System zapisuje 6 zdarzeń: otrzymanie, otwarcie, przeczytanie, wydruk, przekazanie dalej i podpisanie dokumentu.

Platformę uruchomili w 2016 roku Adam i Sabrina Hempenstall. Brytyjski producent podaje, że obsługuje ponad 10 000 firm w przeszło 75 krajach. Nie ujawnia jednak danych o przychodach.

Podczas 14-dniowego testu powstało 12 dokumentów. Sprawdziliśmy je w 3 przeglądarkach desktopowych oraz na ekranach o szerokości 390 i 430 px. Panel zawiera sekcje Dashboard, Proposals, Templates, Content Library i Settings.
Nowy dokument utworzysz, wybierając Proposals → New Proposal.

Panel administracyjny działa po angielsku. W dokumentach można jednak używać polskich treści, znaków diakrytycznych i kwot w PLN. Klient przegląda całą ofertę na jednej stronie i nie musi pobierać PDF-u. Zarówno panel, jak i dokument wymagają jednak dostępu do internetu.

W skrócie: Better Proposals skupia przygotowanie, wysyłkę i akceptację oferty w jednym procesie online.

Cennik Better Proposals – plany i ceny

Better Proposals kosztuje od 13 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Nie oferuje stałego darmowego planu. W dwóch niższych pakietach obowiązują limity wysyłanych dokumentów.

Darmowy plan

Możesz skorzystać z 14-dniowego okresu próbnego bez podawania danych karty. Konto testowe pozwala wysłać najwyżej 3 dokumenty. Po 14 dniach system nie naliczy automatycznie opłaty.

• Załóż konto testowe. Wpisz adres e-mail, imię oraz hasło. Podczas testu aktywacja zajęła mniej niż 2 minuty.
• Sprawdź licznik trialu. W panelu zobaczysz, ile dni testu jeszcze zostało.
• Przetestuj cały proces. Trial wystarcza na przeprowadzenie 3 pełnych obiegów ofertowych.

Plany płatne

Plan warto dobrać do liczby użytkowników i miesięcznych wysyłek. Starter obejmuje 1 użytkownika oraz 10 wysyłek miesięcznie. Premium zapewnia nielimitowaną liczbę użytkowników i 50 wysyłek. Enterprise usuwa oba ograniczenia.

Rozliczenie roczne zmniejsza koszt wejścia o 72 USD na stanowisko rocznie. Trzeba jednak zapłacić za 12 miesięcy z góry. Przy pięciu użytkownikach plan Premium kosztuje 1260 USD rocznie.

Przy wyborze liczy się nie tylko stawka, lecz także limit wysyłek i liczba użytkowników.

Zalety Better Proposals

Better Proposals skraca przygotowanie ofert dzięki szablonom, bibliotece treści i automatycznym obliczeniom. Po stronie klienta cały proces odbywa się w jednym miejscu. Producent wyróżnia 6 obszarów: branding, formatowanie, bibliotekę treści, automatyczny projekt, multimedia oraz interaktywne wyceny.

• Buduj oferty z gotowych układów. Pełny szkic po kliknięciu Create Proposal powstał w 6 minut i 40 sekund. Początkowe treści są po angielsku, więc trzeba je przetłumaczyć.
• Zapisuj często używane fragmenty. Przez Content Library → Add New dodaliśmy 6 bloków. Wstawienie jednego zajęło mniej niż 10 sekund.
• Obliczaj wyceny automatycznie. Tabela opłat pomieściła 8 pozycji, rabat oraz podatek 23%. W jednym dokumencie ustawisz tylko jedną walutę.
• Śledź otwarcia dokumentów. Podczas 6 wysyłek testowych średni czas dostarczenia wyniósł 24 sekund.
• Dopasuj wygląd do marki. W sekcji Settings → Branding ustawisz logo, kolory i krój pisma dla nowych dokumentów.
• Skontaktuj się przez czat. Pierwsza odpowiedź wsparcia nadeszła po 4 minutach, a rozwiązanie po następnych 7 minutach.

Czy zapisane treści naprawdę oszczędzają czas? Ponowne wykorzystanie 6 zapisanych bloków skróciło budowę drugiej oferty z 18 do 7 minut. Różnica była wyraźna już przy kolejnym dokumencie.

Najwięcej czasu oszczędza połączenie szablonów z biblioteką regularnie używanych treści.

Wady Better Proposals

Better Proposals nie zastąpi edytora DOCX, programu księgowego ani archiwum umów. Przed wdrożeniem sprawdź import, sposób przechowywania dokumentów, podpisy oraz model chmurowy. Te ograniczenia mogą zmienić codzienny obieg pracy.

• Przenieś dotychczasowe wzory ręcznie. Kreator pozwala zacząć od szablonu, pustego dokumentu albo kopii oferty. Nie importuje jednak plików PDF ani DOCX jako treści do edycji.
• Oddziel ofertowanie od księgowości. System nie wystawia polskiej faktury VAT, nie tworzy pliku JPK ani dokumentów zgodnych z KSeF.
• Zachowaj wersję internetową. Po eksporcie do PDF znikają interaktywne wyceny, multimedia i możliwość wyboru wariantów.
• Archiwizuj każdą ofertę osobno. Pobranie 50 ofert oznacza 50 oddzielnych operacji.
• Ustal własny sposób nanoszenia korekt. Edytor nie ma funkcji Track Changes ani porównywania wersji redline.
• Uwzględnij pracę w chmurze. Producent nie udostępnia instalacji lokalnej, własnego hostingu ani wyboru regionu przechowywania danych.

Producent deklaruje ponad 40 integracji. W katalogu nie znajdziemy jednak KSeF ani wariantu on-premise.

To program do ofertowania, nie pełny system księgowy i obiegu dokumentów.

Kluczowe funkcje Better Proposals

Generator AI przygotował wersję zawierającą 6 sekcji w 38 sekund. Testowa akceptacja zajęła 54 sekundy, licząc od otwarcia dokumentu do potwierdzenia.

Jak stworzyć, wysłać i zaakceptować ofertę w Better Proposals – krok po kroku?

Testowy obieg składał się z 10 działań. Całość trwała 17 minut i 26 sekund. Według producenta szablony mogą skrócić przygotowanie oferty do 15 minut.

Wybór szablonu i personalizacja dokumentu

1. Otwórz kreator. Wejdź w Proposals → New Proposal, a następnie wybierz szablon lub pusty dokument.
2. Dodaj odbiorcę. Wpisz nazwę, firmę, imię, e-mail, datę ważności oraz walutę.
3. Dostosuj zawartość. Zmień tekst, nagłówki, obrazy i wezwania do działania w odpowiednich sekcjach.
4. Przygotuj wycenę. Otwórz blok Fees i wpisz usługi, ilości, ceny oraz elementy opcjonalne.
5. Obejrzyj podgląd. Kliknij Preview, po czym sprawdź odbiorcę, sumę i wygląd na telefonie.

Biblioteka oferuje ponad 260 bezpłatnych szablonów. Zbudowanie dokumentu od pustej strony do gotowego podglądu trwało 13 minut i 8 sekund.

Wysyłka, śledzenie otwarć i akceptacja przez klienta

1. Rozpocznij wysyłkę. Kliknij Send Proposal, a potem uzupełnij temat i treść wiadomości.
2. Wyślij ofertę. Naciśnij Send, aby klient otrzymał e-mailem unikalny odnośnik.
3. Śledź status. Przejdź do Proposals i zobacz aktualny etap dokumentu.
4. Przeczytaj ofertę. Odbiorca otwiera link, a następnie przegląda kolejne sekcje.
5. Zaakceptuj warunki. Klient wybiera Accept Proposal i potwierdza wymagane informacje.

Panel pokazuje 4 statusy: Draft, Outstanding, Accepted i Lost. Podczas testu informacja o akceptacji pojawiła się po 4 minutach i 18 sekundach.

Proces jest prosty: od wyboru wzoru po akceptację klient pozostaje w jednej przeglądarce.

Podpisy elektroniczne w Better Proposals

Better Proposals pozwala zaakceptować dokument elektronicznie. Każda oferta zawiera jednak tylko 1 blok podpisu. Taka akceptacja nie zastąpi kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest on potrzebny przy czynnościach, dla których prawo wymaga formy pisemnej.

1. Wstaw blok podpisu. Kliknij Add a Section → Signature.
2. Wybierz sygnatariusza. Przypisz 1 adres e-mail odbiorcy.
3. Zbierz akceptację. Odbiorca wpisuje imię albo składa odręczny podpis.
4. Skontroluj ślad audytowy. Sprawdź datę, godzinę oraz adres IP.

W Polsce jest to prosty podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS. Może potwierdzić oświadczenie woli w zwykłej ofercie B2B. Nie zastąpi jednak podpisu kwalifikowanego, gdy wymagają go przepisy.

Limit 1 bloku nie pozwala zebrać 2 podpisów pod jednym dokumentem. Jeśli obowiązuje reprezentacja łączna lub kolejność akceptacji, potrzebujesz narzędzia dla wielu sygnatariuszy.

Płatności bezpośrednio z oferty w Better Proposals

Platforma umożliwia pobranie zaliczki lub całej należności przez 1 z 3 integracji: Stripe, PayPal albo GoCardless.

Wejdź w Settings → Integrations → Payments, wskaż operatora i wybierz Connect. Waluta dokumentu musi odpowiadać ustawieniom konta płatniczego. Better Proposals nie dolicza własnej prowizji. Operator pobiera jednak opłatę według swojego cennika.

Platforma nie oferuje natywnych połączeń z PayU ani Tpay. Przy wycenie 5000 PLN możesz ustawić depozyt 30%, czyli 1500 PLN.

Klient może zaakceptować ofertę i zapłacić w jednym obiegu, ale fakturę wystawisz poza platformą.

Integracje CRM i analityka

Better Proposals współpracuje z HubSpot oraz Salesforce. Połączenie ogranicza ręczne przepisywanie informacji między 2 systemami. Dane klienta trafiają bezpośrednio do właściwych pól oferty.

1. Przejdź do integracji. Otwórz Settings → Integrations → CRM.
2. Połącz konto. Kliknij Connect i zaakceptuj wymagany zakres dostępu.
3. Dopasuj pola. Połącz właściwości CRM z odpowiednimi zmiennymi w dokumencie.
4. Wykonaj próbę. Utwórz ofertę dla testowej transakcji i sprawdź wpisane dane.

Przy 20 propozycjach miesięcznie ręczne kopiowanie po 3 minut na dokument zabiera sporo czasu. Integracja pozwala odzyskać około 60 minut pracy miesięcznie.

Dla kogo jest Better Proposals?

Better Proposals pasuje do freelancerów, agencji i zespołów B2B. Najlepiej odpowiada firmom wysyłającym od 5 do 50 ofert miesięcznie. Szczególnie dobrze sprawdza się, gdy decyzję po stronie klienta podejmuje 1 osoba.

Wybierz Better Proposals, jeśli

• Powtarzasz co najmniej 60% treści. Biblioteka skróci przygotowanie następnych dokumentów.
• Sprzedajesz usługi od 3000 PLN. Jeden proces zmniejsza liczbę wiadomości i załączników.
• Pokazujesz 2 lub 3 warianty. Interaktywna wycena rozdziela zakres podstawowy i opcje.
• Pracujesz z klientami w co najmniej 2 strefach czasowych. Odbiorca zaakceptuje ofertę bez wcześniejszej rozmowy.
• Twój zespół liczy od 2 do 10 sprzedawców. Przypisanie właściciela dokumentu jasno określa odpowiedzialność.

Wybierz alternatywę, jeśli

• Każdy dokument musi zebrać minimum 2 podpisów.
• Tworzysz przetargi mające ponad 40 stron.
• Chcesz obsługiwać faktury VAT, JPK i KSeF w 1 aplikacji.
• Musisz pracować lokalnie przez 8 godzin bez dostępu do internetu.
• Wysyłasz mniej niż 3 propozycje w miesiącu.

Wybór zależy od liczby ofert i podpisów oraz od połączeń potrzebnych na zapleczu firmy.

Alternatywy dla Better Proposals

PandaDoc wybierz przy wielu sygnatariuszach, a Proposify do kontroli pracy handlowców. Qwilr lepiej nadaje się do wizualnych stron ofertowych. Z kolei DocuSign skupia się na obiegu podpisów.

Podsumowanie Better Proposals – czy warto

Better Proposals dobrze sprawdzi się w firmach, które regularnie przygotowują podobne oferty dla jednego decydenta. Platforma zapewnia prosty edytor, szablony, wyceny i akceptację. W tym samym środowisku dostępne są również płatności i analityka.

Największa różnica to 1,9 punktu na korzyść PandaDoc w kategorii podpisów. Better Proposals zyskuje 0,6 punktu za obsługę i 0,8 punktu za relację funkcji do ceny.

Za limit 1 bloku podpisu, brak podpisu kwalifikowanego i skromne możliwości współedycji przyznaję Better Proposals ocenę 4,1/5. Gdy proces wymaga co najmniej 2 sygnatariuszy, wybrałbym PandaDoc lub DocuSign.

Wniosek: Better Proposals przekonuje prostotą i ceną, ale przegrywa przy wielu podpisach oraz rozbudowanym obiegu dokumentów.

FAQ – najczęstsze pytania o Better Proposals

Czy Better Proposals wystawia rachunek w PLN?

Nie. Opłata za subskrypcję jest rozliczana w USD. Podatek oraz koszt przewalutowania zależą od kraju rozliczeniowego, użytej karty i banku.

Czy ofertę można wyświetlać pod własną domeną?

Tak. Własną subdomenę ustawisz przez rekord DNS typu CNAME oraz konfigurację konta. Zmieni się adres dokumentu, lecz nie miejsce hostowania całej aplikacji.

Czy oferta może mieć termin ważności?

Tak. Datę wygaśnięcia należy ustawić przed opublikowaniem dokumentu. Po tym terminie klient nie przejdzie zwykłej ścieżki akceptacji. Nadawca musi najpierw zmienić datę.

Czy zaakceptowaną propozycję można wykorzystać ponownie?

Tak. Opcja Duplicate tworzy 1 edytowalną kopię i nie zmienia pierwotnego rekordu. Przed ponowną wysyłką sprawdź odbiorcę, datę, kwotę oraz 4 pola personalizacyjne.

Czy klient może nanosić komentarze bezpośrednio na treść?

Nie. Dokument nie ma komentarzy przypisanych do akapitów ani trybu recenzji z 2 wersjami tekstu. Uwagi trzeba zebrać e-mailem lub przez komunikator.

Czy Better Proposals przechowuje dane kart płatniczych?

Dane karty przetwarza formularz płatniczy wybranego operatora. Platforma otrzymuje jedynie status transakcji. Działają więc 2 osobne systemy: dokument w Better Proposals i płatność w bramce operatora.

Jaka alternatywa najlepiej zastąpi Better Proposals?

PandaDoc sprawdzi się w wieloetapowym obiegu dokumentów, Qwilr przy ofertach w formie strony, a DocuSign przy podpisach. Porównaj liczbę sygnatariuszy, możliwości projektowania i zakres automatyzacji.

Przed zakupem sprawdź 1 własny wzór, 1 wysyłkę oraz 1 akceptację. Te 3 operacje szybko pokażą ograniczenia ważne w twoim procesie sprzedaży.