3 Programy do Ofertowania i Tworzenia Ofert Handlowych

Kluczem do udanej transakcji lub współpracy biznesowej jest odpowiednio zakomunikowana oferta. Często tworzenie takiego dokumentu zajmuje dużo czasu. Spowodowane jest to koniecznością zaproponowania unikalnej wartości dla klienta i dobrania właściwych argumentów, zatwierdzenia cennika przez przełożonych czy dopasowania układu graficznego.

Wybierz program do ofertowania, który usprawni ten proces w Twojej firmie. Poniżej znajdziesz moje zestawienie najlepszych narzędzi.

3 Programy do Ofertowania Online Ranking

Odpowiednio dobrane oprogramowanie do ofertowania pozwala przyspieszyć workflow i zapewnić większą efektywność działu handlowego.

Poniżej znajdziesz skrócony ranking programów do ofertowania:

1. Firmao: Narzędzie do ofertowania i fakturowania, rozszerzalne o CRM i zarządzanie projektami, z funkcją masowej wysyłki ofert, cena: od 49 zł miesięcznie na użytkownika.

2. PandaDoc: Program umożliwia tworzenie i podpisywanie dokumentów online, oferuje interaktywne szablony i integracje z CRM, cena: od 19$ miesięcznie na użytkownika.

3. BetterProposals: Online kreator ofert z edytorem graficznym, ponad 200 szablonami, możliwością elektronicznego podpisu i integracji z CRM, cena: od 13$ miesięcznie na użytkownika

Ofertowanie to często jeden z ostatnich kroków podczas kontraktacji. Przede wszystkim należy zbudować dopasowaną do klienta propozycję handlową. Później dochodzi kwestia tworzenia pliku, akceptacji, podpisywania dokumentów.

Program do tworzenia ofert pozwala zbudować efektywne procesy. Jego funkcjonalności często pozwalają usprawnić wiele obszarów w biznesie.

Szczegółowy ranking programów do ofertowania:

1. Firmao

W tym przypadku również mamy do czynienia z narzędziem wielofunkcyjnym. Firmao to program do ofertowania i fakturowania, ale można go również rozszerzyć o system CRM, zarządzanie projektami czy magazynem.

Stworzysz w nim atrakcyjne wizualnie oferty. Pomogą Ci w tym szablony oraz funkcja ofert wielowariantowych.

Poza tym, gotowe dokumenty możesz wysyłać masowo na podane adresy email, a sam program do ofertowania zintegrujesz ze swoją skrzynką.

W panelu masz także dostęp do historii złożonych ofert i możesz zarządzać ich statusami.

Ceny zaczynają się od 49 zł miesięcznie za użytkownika (płatność raz w roku).

2. PandaDoc

To znany i lubiany program do tworzenia i podpisywania dokumentów. W jego panelu bezpośrednio utworzysz profesjonalną ofertę. Jako plik tekstowy czy prezentację z plikami multimedialnymi.

PandaDoc daje możliwość tworzenia dowolnego dokumentu z możliwością dodawania interaktywnych pól i treści typu „przeciągnij i upuść”.

Dostępne jest mnóstwo szablonów, które wystarczy delikatnie zmodyfikować. Dzięki temu oraz możliwości współdzielenia plików z członkami zespołu, tworzenie i obieg dokumentów i zachodzi bardzo sprawnie.

Sprawę dodatkowo usprawniają integracje z firmowym systemem CRM, z którego wczytywane są dane o klientach. Dlatego ten kreator ofert online pozwala na tworzenie dokumentów dosłownie w kilka minut.

Koszt programu zaczyna się od 19$ miesięcznie na użytkownika przy płatności rocznej.

3. BetterProposals

Kolejną alternatywą jest BetterProposals – program do ofertowania online z rozbudowanym, ale prostym w obsłudze edytorem graficznym. Tworzenie w nim dokumentów ułatwia ponad 200 szablonów, które wybierzesz jednym kliknięciem.

Narzędzie to mocno konkuruje z PandaDoc, umożliwiając również elektroniczne podpisywanie dokumentów i przyjmowanie płatności online w jednej platformie.

Dodatkowo, program zintegrujesz z systemem CRM, aby bezbłędnie zaczytywać dane klientów, czy programem do zarządzania projektami.

Takie funkcjonalności pozwalają przyspieszyć proces tworzenia i obieg dokumentów i realizację zleceń.

Minimalny koszt za korzystanie z tego programu wyniesie 13$ na użytkownika (płatność roczna).

Co to jest oferta handlowa?

Oferta handlowa jest to profesjonalna prezentacja produktów lub usług oferowanych przez daną firmę. Obejmuje ona wszystkie informacje dotyczące oferowanych produktów lub usług oraz warunków współpracy.

Oferta handlowa przeważnie przyjmuje formę dokumentu tekstowego lub prezentacji. Plik taki powstaje w odpowiedzi na potrzeby potencjalnego klienta.

Z czego składa się oferta handlowa?

Dokument ofertowy zawiera wszystkie najważniejsze dane o produktach lub usługach. Dobrze, jeśli zawiera zestawienie korzyści, które kontrahent może uzyskać dzięki nawiązaniu współpracy.

W ofercie nie może zabraknąć także cennika, ewentualnych rabatów czy informacji o firmie.

Podsumowanie potrzeb klienta

Program do zarządzania ofertami powinien dawać możliwość dodawania własnych treści. Jedną z nich może być krótkie streszczenie tego, co potencjalny klient oczekuje od produktu lub usługi.

W tym miejscu mogą być również opisane najczęstsze problemy lub wyzwania, które można rozwiązać dzięki zawarciu współpracy.

Prezentacja wartości

Skoro w ofercie handlowej rozpisujemy potrzeby klienta, uwzględnijmy również możliwe sposoby, aby je zaspokoić. Wtedy klient będzie miał pojęcie, jaki efekt może uzyskać.

W konkurencyjnym biznesie cena jest jednym z kilku czynników do podjęcia decyzji o złożeniu zamówienia.

Warto powiedzieć klientowi, jakie cele osiągnie dzięki transakcji i podeprzeć to przykładami, opiniami czy posiadanymi certyfikatami.

Specyfikacja produktu lub usługi

To główna część propozycji handlowej. Należy w niej opisać oferowane produkty lub usługi. Najważniejsze elementy tej sekcji to: kluczowe funkcjonalności, cechy wyróżniające, cena i ewentualne rabaty.

Kwotę w ofercie warto rozpisać na czynniki pierwsze, uwzględniając ważne części składowe produktu lub usługi. Dzięki temu klient będzie miał większą świadomość tego, za co zapłaci. Takie wyszczególnienie podniesie także atrakcyjność samej prezentacji.

Warunki dostawy

Jeśli sprzedajesz towary fizyczne, należy poinformować klienta o czasie realizacji zamówienia. Warto także rozpisać możliwe formy dostawy i związane z nimi koszty.

Natomiast jeśli świadczysz usługi, w tym miejscu przyda się informacja o tym, w jaki sposób będzie ona zrealizowana. W jakim terminie. Jak długo będzie świadczona.

Informacje o firmie

Ostatnim najważniejszym elementem jest sekcja z danymi kontaktowymi. Musi się w niej znaleźć imię i nazwisko osoby, która przygotowała ofertę lub opiekuna klienta, numer telefonu, email.

Warto zamieścić tutaj także pełne informacje o firmie. Nazwę, adres, NIP, numer KRS, REGON. Dzięki temu oferta będzie wyglądać profesjonalnie i transparentnie.

Jak przygotować ofertę w programie do tworzenia ofert?

Program do ofertowania z reguły ma wbudowany panel, w którym można tworzyć i modyfikować dokumenty. Taki edytor daje możliwość zamieszczenia najważniejszych informacji i sprawnego dopasowania wyglądu.

Oferta powinna być atrakcyjna wizualnie i dostosowana wyglądem do wizerunku marki. Dzięki temu jest większa szansa, że klient ją zapamięta i będzie mógł szybko skojarzyć z Twoją firmą. Dlatego warto wykorzystywać szablony graficzne oraz możliwość dodawania logo i własnych grafik.

Do przygotowanej oferty należy przypisać klienta i produkty, aby móc śledzić status szansy sprzedaży.

Funkcjonalności programów do ofertowania

Każdy program do tworzenia ofert handlowych ma unikalne funkcjonalności. Dzięki temu wybierzesz rozwiązanie, które idealnie pasuje do potrzeb Twojej firmy.

Jednak duża część funkcji pojawia się w wielu narzędziach. Poznaj najważniejsze z nich.

Generowanie PDF i wysyłanie do klienta

Gotową ofertę możesz zapisać na swoim koncie w platformie. Dzięki możliwości generowania jej do pliku .pdf, bez problemu pobierzesz ją na dysk komputera i załączysz w mailu.

Niektóre programy ułatwiają wysyłkę dokumentu, poprzez integrację ze skrzynką pocztową. Dzięki temu automat sam załączy przygotowaną ofertę i wyśle wiadomość do wybranego klienta.

Zarządzanie ofertami online

To funkcja, która pozwala monitorować otwarte szanse sprzedaży. Kiedy utworzysz ofertę, możesz nadać jej status i śledzić jego zmiany. W zależności od programu, statusy możesz ustalać samodzielnie, zgodnie z procesem obiegu dokumentów w Twojej firmie.

Statusy obejmują m.in. oferty utworzone, zatwierdzone, wysłane, zaakceptowane przez klienta, wygasłe, zarchiwizowane.

Baza produktów i usług

Jeśli program do tworzenia ofert można zintegrować z systemem magazynowym lub CRM, często jest możliwość dodawania produktów i usług z firmowej bazy.

Dzięki temu w czasie tworzenia dokumentów, nie musisz ręcznie opisywać produktów, tylko zaimportujesz je z zewnętrznego systemu. Program automatycznie wczyta nazwę produktu, cenę czy specyfikację, co mocno przyspieszy powstawanie oferty.

Statystyki wyświetleń oferty

Możliwość prowadzenia statystyk przydaje się wtedy, gdy chcesz mieć pewność, ilu potencjalnych klientów otwiera Twoje oferty. Gdy zdecydujesz się na taką opcje, program do ofert, doda do wysyłanej wiadomości skrypt umożliwiający zliczanie wyświetleń.

Wystawianie faktur

Taka funkcjonalność przydaje się, gdy chcesz mieć kilka narzędzi w jednym miejscu. Decydując się na program do fakturowania i ofertowania, możesz łatwo powiązać oferty z dokumentami sprzedaży. Często takie połączenie można zrobić dzięki integracji dwóch niezależnych systemów.

Obsługa klienta

Kolejnym ważnym udogodnieniem jest śledzenie historii w systemie CRM. Dzięki temu dział obsługi klienta doskonale wie, na jakim etapie jest potencjalny kontrahent. Jeśli jest to dobry moment na złożenie oferty, wystarczy przejść do kreatora takich dokumentów i wysłać go.

Najczęściej popełniane błędy przy ofertowaniu klienta

Dobry handlowiec wie, że zamknięcie transakcji zależy od wielu czynników. Nie można więc traktować wszystkich potencjalnych klientów jednakowo. Ważne jest dobre dopasowanie produktów lub usług do aktualnych potrzeb i skonstruowanie przekonującej oferty.

Poznaj najczęściej popełniane błędy przy wysyłaniu ofert handlowych.

Oferta nie jest jednolita wizualnie

Gdy zamierzasz wysłać klientowi ofertę, zadbaj o jej spójność graficzną. Jej poszczególne elementy powinny być zaprojektowane według jednolitego szablonu i nawiązywać do logotypu i charakteru Twojej marki.

Ważne jest także, aby warstwa wizualna nie odebrała ofercie czytelności. Jej zadaniem jest nakierować potencjalnego klienta na najważniejsze informacje, które chcesz mu przekazać.

Zbyt późna wysyłka oferty

Kluczem do powodzenia transakcji jest odpowiedni timing podczas wysyłania oferty. Nawet niewielkie opóźnienie może spowodować utratę okazji sprzedażowej, ponieważ klient znajdzie innego dostawcę.

Warto jednak pamiętać, że zbyt szybkie ofertowanie również może zakończyć się niepowodzeniem. Powinno być ono poprzedzone starannym zbadaniem potrzeb klienta. Pozwoli to wyczuć dobry moment na wyjście z propozycją handlową.

Brak dopasowania do potrzeb klienta

Nie warto się nastawiać na to, że o każdego klienta trzeba walczyć. Niektórzy z nich mają inne oczekiwania względem produktu lub usługi, niż jesteś w stanie zaproponować.

Dlatego zanim przejdziesz do ofertowania, dokładnie zbadaj potrzeby klienta. Dzięki temu dowiesz się, jaki potencjał będzie miała Twoja propozycja.

Zamiast starać się dotrzeć do każdego, dopasuj swoją ofertę do potencjalnych kontrahentów, którzy mają największe prawdopodobieństwo konwersji.

Brak analizy skuteczności oferty

Wysłanie oferty handlowej to jedno. Drugie to mierzenie efektywności i wyciąganie wniosków.

Niektóre programy do ofertowania umożliwiają śledzenie statystyk – ilości wyświetleń, czasu przeglądania oferty, urządzenia używanego przez klienta czy dnia tygodnia lub godziny z największym potencjałem.

Czasami warto więc zmienić delikatnie ofertę i sprawdzić, jakie rezultaty przyniesie to przy kolejnych szansach sprzedaży. Zmiany te mogą dotyczyć np. dopasowania produktu, cennika, języka korzyści, wyglądu dokumentu, długości pliku czy ilości follow-upów.

Najczęściej zadawane pytania o ofertowaniu online

Chcesz wybrać program do ofert online, ale jeszcze nie masz pewności, który będzie najlepszy? Zobacz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i podejmij właściwą decyzję.