Czym jest Proplanum?

Proplanum to polski system do planowania obsady i rozliczania czasu pracy dla firm zmianowych: sklepów, hoteli, gastronomii, produkcji, magazynów i placówek medycznych. W jednym miejscu łączy grafik pracy, rejestrację czasu pracy (RCP) i wnioski urlopowe. Grafik powstaje z zapisanych zasad obsady, faktyczne godziny stają obok planu w trakcie miesiąca, a gotowy wynik trafia do programu kadrowo-płacowego, którego firma już używa.

System rozwija i wdraża spółka Proplanum sp. z o.o. Producent podaje, że pracują na nim firmy od kilku do kilkuset placówek, a największy klient zatrudnia ponad 8000 pracowników. Dane są przechowywane w Microsoft Azure w Unii Europejskiej. Proplanum nie zastępuje systemu kadrowo-płacowego – działa przed nim: przy układaniu grafiku i w trakcie miesiąca, a do płac oddaje gotowe godziny.

Proplanum znajdziesz też w naszym zestawieniu programów do układania grafiku pracy. Ta recenzja opisuje system szerzej: pakiety, grafik, kontrolę Kodeksu pracy, RCP, aplikację i integracje.

Cennik Proplanum – pakiety i ceny

Proplanum kosztuje od 12 do 20 zł netto za pracownika miesięcznie, zależnie od pakietu i sposobu rozliczenia. Pakiet Enterprise jest wyceniany indywidualnie. Aplikacja mobilna, nielimitowana liczba lokalizacji, kontrola Kodeksu pracy, opiekun po wdrożeniu i aktualizacje po zmianach przepisów są w cenie każdego pakietu.

Ceny dotyczą jednego konta miesięcznie. Licencją jest każde konto: pracownik, kierownik i administrator. Liczbę kont można zwiększyć w każdej chwili, a zmniejszyć od następnego miesiąca, więc sezonowe zatrudnienie nie podnosi kosztu na stałe. Kalkulator na stronie producenta pokazuje przykład: zespół 50 osób w rozliczeniu rocznym zapłaci 600 zł netto miesięcznie w pakiecie Start, 800 zł w Biznes i 900 zł w Premium. Powyżej 200 osób Proplanum przygotowuje ofertę indywidualną.

• Teczka pracownicza to dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika (w teście jest włączona).
• Wdrożenie przy samodzielnym starcie – zdalna konfiguracja z opiekunem, szkolenie online i przeniesienie danych – jest w cenie. Osobno wyceniane jest wdrożenie z pracą opiekuna na miejscu, szkoleniami stacjonarnymi lub integracją przygotowaną pod klienta.
• Płatności: karta Visa lub Mastercard, BLIK albo przelew, w rozliczeniu miesięcznym lub rocznym.

Zalety Proplanum

• Grafik, czas pracy i wnioski w jednym systemie – kierownik nie przepisuje danych między arkuszem, czytnikiem i programem do urlopów.
• Kodeks pracy sprawdzany przed publikacją – dziesięć reguł z własnymi progami, a firma decyduje, czy program ostrzega, czy blokuje zapis. Działa w każdym pakiecie.
• Siedem sposobów rejestracji czasu – telefon z potwierdzeniem lokalizacji, przeglądarka i kiosk na tablecie (PIN, kod QR, karta NFC lub RFID). Bez internetu kiosk dalej przyjmuje PIN i kod QR.
• Gotowe godziny do płac – eksport z instrukcją importu do dziewięciu systemów kadrowo-płacowych, wymiana danych z ADP w obie strony i automatyczne pobieranie zwolnień e-ZLA z ZUS.
• Przejrzysty cennik – ceny za pracownika są na stronie, test trwa 21 dni bez karty, a aplikacja, lokalizacje i opiekun nie wymagają dopłat.
• Skaluje się od kilku placówek do sieci – sektory, regiony i placówki, pracownik przypisany do kilku lokalizacji, porównanie placówek w jednym widoku.

Kluczowe funkcje Proplanum

Proplanum obejmuje cały cykl pracy zmianowej: od zaplanowania obsady, przez rejestrację wejść i wyjść, po zestawienia dla kadr. Najważniejsze moduły to:

• grafik pracy online – układanie ręczne, z szablonów okresu i przez kopiowanie, a od pakietu Premium automatycznie z zasad obsady,
• Kodeks pracy w grafiku – odpoczynki, limity godzin, doba pracownicza, niedziele i systemy czasu pracy sprawdzane przy układaniu,
• rejestracja czasu pracy i kiosk – odbicia z telefonu, przeglądarki i tabletu, ewidencja, akceptacja i alerty,
• wnioski urlopowe, dyspozycyjność i wymiany zmian – w aplikacji, z akceptacją kierownika,
• zestawienia i koszt pracy – plan obok wykonania, nadgodziny 50 i 100%, koszt pracy na godzinę w każdej placówce,
• eksport do płac i integracje – dziewięć programów kadrowo-płacowych, ADP, e-ZLA, system hotelowy, kalendarze, a w Enterprise API.

Grafik pracy online w Proplanum – od ręcznego układania do automatu

Grafik to centrum Proplanum. Kierownik widzi siatkę pracowników w układzie dnia, tygodnia albo miesiąca, a przed zatwierdzeniem – obsadę godzina po godzinie oraz godziny i koszt przy każdej osobie. Nic nie trafia do zespołu, dopóki kierownik nie opublikuje grafiku.

Układanie ręczne, szablony i publikacja

W każdym pakiecie zmiany przeciąga się myszą na inny dzień lub do innej osoby, a zmianę otwartą upuszcza na pracownika. Układ tygodnia lub miesiąca można zapisać jako szablon okresu i wczytać w kolejnym, także dla brygad. Publikacja jednym przyciskiem wysyła powiadomienie do zespołu, a pracownicy mogą subskrybować grafik w kalendarzu Google, Outlook lub Apple. Kierownik układa i poprawia grafik również z telefonu.

Automatyczny grafik z zasad obsady

Od pakietu Premium program przygotowuje gotowy grafik z zapisanych zasad: liczby osób na zmianie, stanowisk, dyspozycyjności, umów i etatów. Do wyboru są cztery tryby – z szablonów, z nieprzypisanych zmian, z zapotrzebowania i z rotacją brygadową (np. cztery brygady na trzy zmiany). Kierownik ustala kolejność celów: dostępność ludzi, koszt, równe godziny, proporcjonalny rozkład lub rotację, oraz granice, takie jak maksymalna liczba dni pracy z rzędu. Wynik poprawia ręcznie, a przy ponownym generowaniu ustawione już zmiany zostają na swoim miejscu.

Obsada pod ruch i prognoza

Firmy, które mają dane o ruchu, mogą w pakiecie Premium układać grafik pod zapotrzebowanie, godzina po godzinie. Dane wchodzą z systemu kasowego, POS lub hotelowego, z pliku albo ręcznie. Prognoza powstaje z 16 tygodni historii, z trendem i porównaniem rok do roku, a reguły obsady zamieniają ją na liczbę osób na zmianie. To opcja, a nie warunek – automat z zasad działa także bez danych z kas.

Kodeks pracy w grafiku – dziesięć reguł przed publikacją

Proplanum sprawdza grafik pod kątem przepisów, zanim trafi on do telefonów zespołu. Naruszenie widać przy nazwisku pracownika, a firma sama wybiera, czy reguła tylko ostrzega, czy blokuje zapis. Kontrolowane reguły to:

• odpoczynek dobowy i odpoczynek tygodniowy,
• limit godzin na dobę i limit godzin w tygodniu,
• doba pracownicza,
• czwarta niedziela pracująca z rzędu,
• praca w systemie weekendowym,
• system równoważny w ochronie zdrowia i odpoczynek po dyżurze medycznym,
• pracownicy chronieni.

System obsługuje czas pracy podstawowy, równoważny (12, 16 i 24 h), weekendowy, ruch ciągły i równoważny w ochronie zdrowia, a dyżur medyczny i gotowość są osobnymi rodzajami zmiany. Normę dobową program liczy indywidualnie z kartoteki pracownika. Saldo okresu rozliczeniowego jest widoczne na bieżąco, a licznik pracujących sobót i niedziel działa przed publikacją. Gdy pracownik pracuje w kilku placówkach na jednej umowie, reguły liczą jego zmiany łącznie.

Proplanum RCP – rejestracja czasu pracy i kiosk na tablecie

Rejestracja czasu pracy jest dostępna od pakietu Biznes. Każde odbicie staje obok zaplanowanej zmiany, więc spóźnienie i wcześniejsze wyjście widać od razu jako odchylenie w minutach, a z odbić powstaje ewidencja czasu pracy do wydruku i eksportu.

Siedem sposobów rejestracji czasu

Kanał rejestracji wybiera się osobno dla każdej placówki: aplikacja w telefonie, przeglądarka, kiosk w przeglądarce oraz kiosk na tablecie z kodem PIN, kodem QR, kartą NFC lub kartą RFID. Kiosk to aplikacja na tablet z iOS lub Androidem (Proplanum KIOSK), a nie urządzenie na ścianę – do kart potrzebny jest czytnik podłączony do tabletu.

Tryb offline i potwierdzenie lokalizacji

Gdy w placówce zabraknie internetu, kiosk dalej przyjmuje PIN i kod QR, zapisuje odbicia na tablecie i dosyła je po odzyskaniu łącza. Karty wymagają połączenia. Odbicie z telefonu zapisuje potwierdzenie lokalizacji: placówka ma współrzędne i promień, a wpis spoza promienia dostaje adnotację „bez lokalizacji”, widoczną dla kierownika przy akceptacji.

Ewidencja, akceptacja i weryfikacja RCP

Wpisy zgodne z planem akceptują się same. Wpis z odchyleniem kierownik akceptuje, koryguje albo wyrównuje do planu, a poprzednia wartość zostaje w historii z autorem i godziną. Przy setkach odbić dziennie pomaga weryfikacja RCP: wszystkie wpisy w jednym widoku z filtrami spóźnień, nadgodzin i braku wyjścia, z poprawką w wierszu i akceptacją zbiorczą. Zaokrąglenia, próg spóźnienia i porę nocną ustawia się dla każdej placówki. Zestawienia pokazują godziny, nadgodziny 50 i 100%, koszt i kwotę do wypłaty.

Aplikacja Proplanum dla zespołu – wnioski, wymiany zmian, zadania i czat

Aplikacja na iOS i Androida jest w cenie każdego pakietu. Pracownik widzi swój grafik i godziny, dostaje powiadomienie o każdej zmianie, zgłasza dyspozycyjność (jednorazową lub cykliczną), składa wniosek urlopowy z widocznym saldem i proponuje wymianę zmiany albo bierze zmianę otwartą. Nie widzi stawek ani kosztów, a grafik współpracowników – tylko w zakresie ustawionym przez firmę.

Kierownik z tego samego telefonu układa grafik, zatwierdza wnioski i wymiany jednym dotknięciem oraz przypisuje otwarte zmiany chętnym. Przy zamianie program sprawdza odpoczynek i limity. Zwolnienie lekarskie pobrane z ZUS samo odpina pracownika od zmian, a kierownik dostaje powiadomienie. Od pakietu Biznes w aplikacji są zadania na zmianę (np. otwarcie lokalu, przyjęcie dostawy), a od Premium – czat zespołu z rozmowami prywatnymi i grupowymi.

Eksport do płac, integracje i bezpieczeństwo danych

Kadry zamykają miesiąc w Proplanum i eksportują plik do swojego programu kadrowo-płacowego. Instrukcja importu jest dostępna przy każdym eksporcie w panelu, a nadgodziny, praca nocna, niedziele i święta są policzone, zanim plik wyjdzie.

Poza płacami Proplanum pobiera dane z systemu hotelowego Betasi PremiumHotel (obłożenie, przyjazdy, wyjazdy, posiłki), a integrację z kasami i POS przygotowuje pod klienta w ramach wdrożenia. W pakiecie Enterprise jest API z kluczami o ograniczonym zakresie uprawnień.

Dane leżą w Microsoft Azure w regionie UE, z regularnymi kopiami. Połączenia są szyfrowane, dane firm rozdzielone logicznie, a każda zmiana w grafiku, wnioskach i czasie pracy zostaje w historii z autorem i godziną. Uprawnienia wynikają z pięciu ról (pracownik, kierownik, kierownik placówki, doradca kadr i księgowości, administrator). Umowę powierzenia danych Proplanum podpisuje z każdym klientem, a w spółce powołano inspektora ochrony danych.

Wdrożenie i wsparcie w Proplanum

Start wygląda tak: wniosek o dostęp na stronie https://app.proplanum.com/register, krótka rozmowa, aktywacja konta na 21 dni bez karty, import listy pracowników plikiem lub ręcznie i pierwszy grafik z opiekunem, zdalnie. Wdrożenie trwa od kilku dni w jednej placówce do kilku tygodni przy kilkunastu placówkach. Sieci zaczynają od pilotażu w jednym regionie, obok dotychczasowego systemu.

Opiekun prowadzi start i zostaje z firmą po wdrożeniu w każdym pakiecie, a w Enterprise jest opiekun dedykowany i SLA. Zespół odpowiada od poniedziałku do piątku: na zgłoszenia między 8:00 a 16:00 tego samego dnia, a na późniejsze – następnego dnia roboczego do 12:00. Centrum pomocy zawiera 176 artykułów po polsku, a czat z zespołem wsparcia jest w aplikacji.

Producent publikuje też wyniki wdrożeń: około 9% niższy koszt pracy przy utrzymanej obsłudze i około jedną czwartą mniej nadgodzin w ciągu kwartału w sieci sklepów oraz ponad 400 osób w 25 działach dużego hotelu górskiego w jednym systemie. To dane Proplanum, bez nazw klientów.

Opinie klientów o Proplanum

Aplikacja jest aktywnie rozwijana: wersja na iOS była aktualizowana 26 października 2026, a osobna aplikacja Proplanum KIOSK – 24 października 2026. Liczba ocen jest jeszcze niewielka, dlatego traktujemy ją jako sygnał pomocniczy, a nie główną podstawę oceny.

Szczegółowa ocena Proplanum

Ocenę końcową liczymy jako średnią ważoną pięciu kryteriów stosowanych w recenzjach na wojciechmatula.com.

Dla kogo jest Proplanum?

Polecany jeśli

• prowadzisz sklep, hotel, restaurację, zakład produkcyjny, magazyn lub placówkę medyczną i układasz grafik zmianowy,
• masz kilka lub kilkadziesiąt lokalizacji i chcesz widzieć obsadę, nadgodziny oraz koszt pracy wszystkich placówek obok siebie,
• chcesz, by grafik pilnował odpoczynków, limitów godzin i niedziel, zanim trafi do zespołu,
• potrzebujesz RCP bez kupowania czytnika na ścianę – wystarczy telefon pracownika lub tablet przy wejściu,
• rozliczasz płace w Comarch Optima, enova365, Symfonii, Gratyfikancie, R2Płatniku lub ADP i chcesz importować gotowe godziny.

Nie polecany jeśli

• rozliczasz głównie czas pracy nad projektami i zadaniami klientów – wtedy lepiej sprawdzi się narzędzie do time trackingu, np. Clockify,
• szukasz pełnego systemu kadrowo-płacowego – Proplanum współpracuje z programem płacowym, ale go nie zastępuje.

Alternatywy dla Proplanum

Pełne porównanie znajdziesz w rankingu programów do układania grafiku pracy. Poniżej narzędzia, które najczęściej porównuje się z Proplanum.

Ceny alternatyw pochodzą z naszych recenzji tych narzędzi. Proplanum wyróżnia się na tym tle połączeniem automatycznego grafiku, kontroli Kodeksu pracy i RCP z eksportem do polskich programów płacowych.

Podsumowanie Proplanum – czy warto?

Tak – Proplanum warto przetestować, jeśli firma pracuje na zmiany i chce mieć grafik, faktyczne godziny i wnioski w jednym miejscu. System pilnuje przepisów już przy układaniu grafiku, rejestruje czas bez zakupu czytników, pokazuje nadgodziny w trakcie miesiąca, a do płac oddaje gotowe dane. Pakiet Start wystarczy jednej placówce do grafiku i wniosków, Biznes dodaje RCP, a Premium – automatyczne układanie i obsadę pod ruch. Test 21 dni bez karty to najprostszy sposób, by sprawdzić system na własnym grafiku.

FAQ – najczęstsze pytania o Proplanum

Ile kosztuje Proplanum?

Pakiet Start kosztuje 14 zł, Biznes 18 zł, a Premium 20 zł netto za pracownika miesięcznie. W rozliczeniu rocznym ceny wynoszą 12, 16 i 18 zł. Enterprise jest wyceniany indywidualnie, a powyżej 200 osób producent przygotowuje ofertę na miarę.

Czy Proplanum ma darmową wersję?

Nie ma bezpłatnego planu, ale jest test 21 dni bez karty i bez zobowiązań. Dostęp uzyskuje się, składając wniosek na stronie https://app.proplanum.com/register, a producent aktywuje konto po krótkiej rozmowie. Proplanum nie zakłada kont pokazowych – test uruchamia się na własnych danych firmy.

Czy pracownik może odbić się za kolegę?

Kiosk rozpoznaje osobę po PIN-ie, kodzie QR z jej aplikacji albo karcie, a odbicie z telefonu zapisuje potwierdzenie lokalizacji. Każdy wpis ma kanał, godzinę i historię zmian, więc kierownik widzi, skąd się wziął.

Czy ewidencja czasu pracy z Proplanum może zastąpić papierową?

Przepisy dopuszczają ewidencję elektroniczną na równi z papierową. W Proplanum powstaje ona z zaakceptowanych odbić, z historią korekt, i można ją wydrukować razem z listą obecności do podpisu. Zakres dokumentacji warto potwierdzić z działem kadr.

Co się dzieje z danymi po rezygnacji?

Przez 30 dni od rezygnacji można zażądać eksportu danych w formacie CSV lub XLSX, a po 60 dniach Proplanum trwale je usuwa. Okres umowy ustala się indywidualnie.

Czy Proplanum ma certyfikat ISO?

Nie. Zamiast certyfikatu producent udostępnia opis mechanizmów bezpieczeństwa, umowę powierzenia danych i odpowiada na listę pytań działu IT przed podpisaniem umowy. Dane są przechowywane w Microsoft Azure w UE.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.