W dzisiejszych czasach coraz większą uwagę przykładamy, aby przyspieszać procesy w firmie. Dlatego w wielu przypadkach papierowe dokumenty zastępujemy elektronicznymi. Dzięki temu formalności przebiegają szybciej i przyjaźniej dla środowiska.
Jeśli zastanawiasz się, jak podpisać umowę elektronicznie, w tym artykule przedstawiam ranking narzędzi, które to umożliwiają.
Spis treści
- Co to jest umowa online?
- Ranking 3 generatorów umów online
- Czy umowę można podpisać elektronicznie?
- Jak podpisać umowę elektronicznie?
- Jak działa podpisywanie umów profilem zaufanym ePUAP?
- Czy wszystkie dokumenty można podpisywać zdalnie?
- Jak działają programy do tworzenia umów online?
- Najczęściej zadawane pytania o podpisywanie umowy online
Co to jest umowa online?
Umowy online to rodzaj dokumentu, który jest zawierany i potwierdzany cyfrowo. Bez potrzeby fizycznego podpisu na papierze. Podpisany w taki sposób dokument pozwala przyspieszyć formalną procedurę np. przy zawarciu współpracy między firmami czy zakupie produktu lub usługi.
Tego rodzaju umowy są wiążące prawnie, gdy spełnione są odpowiednie wymogi dotyczące uwierzytelnienia.
Podpisywanie umów online jest bardzo łatwe. Wystarczy dodać plik z dokumentem (np. w formacie pdf) na odpowiednią platformę i „podpisać” za pomocą uwierzytelniania cyfrowego.
Pomoże w tym kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis z potwierdzeniem sms czy uwierzytelnianie profilem zaufanym ePUAP.
Ranking 3 generatorów umów online
Platforma do podpisu dokumentów przez internet to tzw. „generator umów”. Za jego pośrednictwem można przesyłać pliki do wszystkich podpisujących, weryfikować status dokumentu czy katalogować wszystkie podpisane umowy.
Poniżej znajdziesz skrócony ranking generatorów umów online:
-
PandaDoc: Program do tworzenia i podpisywania umów online z kreatorem dokumentów, szablonami, współpracą zespołową, zgodnością z eSIGN i UETA, funkcjonalnością ofert, wycen i formularzy, cena: od 19$ miesięcznie.
-
Autenti: Polskie narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów, oferujące weryfikację podpisów przez e-mail lub SMS, opcję certyfikowanego podpisu elektronicznego, współpracę na dokumentach z różnymi uprawnieniami użytkowników, cena: od 69 zł netto miesięcznie, dostępny plan FREE.
-
Pergam.in: Polska platforma do tworzenia i podpisywania umów online, z funkcjami pracy zespołowej, komentowania, tworzenia szablonów umów, różnymi metodami podpisów w tym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, cena: od 89 zł miesięcznie za użytkownika.
W wielu firmach platformy takie jak PandaDoc, Autenti czy Pergam.in przyspieszają procedury pozyskiwania klientów, kontraktowania czy wysyłania ofert handlowych.
Oto szczegółowy ranking generatorów umów online.
1. PandaDoc
PandaDoc to program, który pozwala zautomatyzować tworzenie i podpisywanie dokumentów. Jako użytkownik dostajesz dostęp do kreatora dokumentu, pozwalającego na napisanie go od podstaw. Możesz opatrzyć go także estetyczną grafiką nawiązującą do wizerunku firmy.
Dokumenty możesz współtworzyć z innymi użytkownikami, aby lepiej zarządzać jego treścią. Wystarczy, że dodasz własne fragmenty lub komentując istniejące.
Gotową umowę zapiszesz w formie szablonu, z którego możesz korzystać następnym razem. Wówczas wystarczy podmienić dane podpisujących i ewentualnie zmienić niektóre fragmenty.
PandaDoc korzysta z uwierzytelniania za pomocą podpisów elektronicznych, zatwierdzonych w większości krajów. Są one zgodne z rozporządzeniami eSIGN (Unia Europejska) i UETA (Stany Zjednoczone).
Program możesz użyć nie tylko to tworzenia i podpisywania umowy przez internet. Sprawdzi się również w celu przygotowania ofert, wycen i formularzy gromadzących dane o podpisujących.
Cena miesięczna: od 19$ – przy płatności z góry za cały rok.
2. Autenti
Alternatywą dla PandaDoc jest polskie narzędzie Autenti. Program ten umożliwia dodawanie plików w różnych formatach, które mają zostać podpisane.
Standardowo podpis jest weryfikowany na podstawie adresów email osób podpisujących. Opcjonalnie jest również możliwość uwierzytelniania za pomocą kodu sms. Tego typu podpis ma formę „dokumentową” i jest wystarczający w większości umów w obrocie gospodarczym.
Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których umowa musi być zawarta w formie pisemnej. Wówczas forma dokumentowa jest niewystarczająca. Dlatego Autenti umożliwia zakup certyfikowanego podpisu elektronicznego, który jest właściwy dla takich dokumentów. Taka funkcja umożliwia podpisywanie również umowy, która pochodzi spoza Autenti.
Zaletą Autenti jest możliwość współpracy na gotowych dokumentach. Program można wykorzystywać do przekazywania ich w obrębie organizacji i weryfikowania przez wszystkie osoby podpisujące, przypisując użytkownikom role i uprawnienia.
Cena miesięczna: od 69 zł netto za użytkownika. Można korzystać także z planu FREE.
Zobacz cennik pakietów TUTAJ.
Jeśli chodzi o zakup kwalifikowanych e-podpisów wydawanych na rok, to ceny zaczynają się od 199 zł. Więcej informacji znajdziesz pod TYM ADRESEM.
3. Pergam.in
Pergam.in to również polskie rozwiązanie umożliwiające zawieranie umów online. Platforma umożliwia także tworzenie umów poprzez kreator dokumentów.
Podobnie jak w PandaDoc, jest tu możliwość pracy zespołowej na pliku współdzielonym, z opcją komentowania, nadawania uprawnień do tworzenia plików i akceptacji, czy tworzenia szablonów umów.
Gotowe dokumenty można podpisywać na wiele sposobów. Podstawowym z nich jest podpis prosty lub z weryfikacją sms – oba z nich są wystarczające przy umowach wymagających formy dokumentowej.
Z kolei gdy wymagana jest forma pisemna, umowę można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym – SimplySign lub mSzafir (z certyfikatem Krajowej Izby Rozliczeniowej).
Wszystkie dokumenty podpisywane w Pergam.in są przechowywane w intuicyjnym panelu. Możesz w nim szybko podejrzeć status poszczególnych podpisów, zapisywać wersje robocze czy tworzyć szablony.
Cena miesięczna: od 89 zł za użytkownika – przy płatności w góry za cały rok.
Zobacz pełny cennik Pergam.in.
Czy umowę można podpisać elektronicznie?
Podpisywanie dokumentów kojarzy się przeważnie z koniecznością spotkania i zostawienia swojego nazwiska na kartce papieru. Jednak własnoręczny podpis nie jest koniecznością, ponieważ umowy można zawierać elektronicznie.
Należy wówczas skorzystać z odpowiedniego programu do autentyfikacji podpisu lub złożyć kwalifikowany e-podpis.
Taka możliwość bardzo ułatwia nawiązywanie współpracy – szczególnie zdalnej – i przyspiesza formalności.
Wiele osób zastanawia się również, czy elektroniczna umowa musi być podpisana przez obie strony. Taki dokument zyska moc prawną dopiero, gdy podpiszą go wszystkie podmioty lub osoby, których dotyczy.
Jak podpisać umowę elektronicznie?
Aby odpowiedzieć na pytanie, jak podpisać umowę online, należy określić, kto jest nadawcą dokumentu.
Jeśli chcesz wysłać komuś umowę do podpisu, musisz przygotować dokument. Plik w formacie .docx lub .pdf wgrywasz na odpowiednią platformę, w której zatwierdzasz swój podpis. Może być to jedna z wymienionych wcześniej, ale są także dostępne inne rozwiązania.
Umowy elektroniczne zatwierdzisz też w formie e-podpisu kwalifikowanego, skanu podpisanego dokumentu czy w profilem zaufanym ePUAP.
Dokument opatrzony takim podpisem wysyłasz do kontrahenta.
Natomiast może się zdażyć sytuacja, że to Ty otrzymasz dokument do podpisu – w formie linku do platformy.
Jeśli zastanawiasz się, jak podpisać umowę przez maila, to właśnie wystarczy kliknąć link do tej platformy, zaznaczyć opcję, że składasz „oświadczenie woli” i zaakceptować warunki umowy jednym kliknięciem.
Programy typu PandaDoc czy Autenti wykonują weryfikację na podstawie adresu email wpisanego w umowie.
Dzięki temu podpisane dokumenty w formie elektronicznej są prawnie wiążące.
Jak działa podpisywanie umów profilem zaufanym ePUAP?
Jest jeszcze jeden sposób na podpisanie umowy przez internet. Mianowicie poprzez weryfikację profilem zaufanym ePUAP.
Sposób ten również nadaje moc prawną wszelkim umowom, które wymagają podpisu w formie dokumentowej.
Odbywa się to za w witrynie moj.gov.pl – link do odpowiedniej podstrony TUTAJ.
Poniżej krótka instrukcja:
- Dodajesz plik do podpisu za pomocą przycisku „Wybierz dokument z dysku”. Może to być np. dokument tekstowy, pdf czy plik graficzny. System akceptuje 50 różnych rozszerzeń.
- Klikasz „Podpisz”, a następnie logujesz się na swój Profil Zaufany. Zatwierdzasz podpis.
- Plik konwertuje się do formatu .xml, w którym zapisana jest informacja, przez kogo został podpisany.
- Wysyłasz ten plik do kontrahenta.
- Kontrahent wgrywa go za pomocą tej samej strony i zatwierdza własnym Profilem Zaufanym. W ten sposób generuje się nowy plik .xml z dwoma podpisami.
Umowa zawarta elektronicznie przez Profil Zaufany nabiera w ten sposób mocy prawnej.
Na tej samej stronie możesz też zweryfikować podpis elektroniczny. Wystarczy, że wgrasz plik .xml, który dostaniesz od kontrahenta. System rozpozna rozszerzenie i przedstawi informacje, kiedy i przez jakie osoby dokument został podpisany.
Podpisywanie umów profilem zaufanym ePUAP jest darmowe.
Czy wszystkie dokumenty można podpisywać zdalnie?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: to zależy.
Zależy od tego, w jaki sposób zamierzasz podpisać dokument.
Przy sporządzaniu umów cywilno-prawnych lub partnerskich między firmami można zastosować dwa rodzaje podpisów. Treść umowy definiuje, czy powinien on zostać złożony w formie pisemnej czy dokumentowej.
Forma dokumentowa podpisu jest stosowana w ok. 90% dokumentów zawieranych zdalnie. Jest ona w pełni zgodna z prawem. Dlatego do podpisania umowy możesz wykorzystać prosty podpis w generatorze umów online – autoryzowany adresem email lub kodem sms.
Natomiast umowy zawierane w formie pisemnej stosuje się, jeśli stawiany jest większy nacisk na bezpieczeństwo. Wówczas umowę należy podpisać w własnoręcznie (w miejscu zawarcia lub korespondencyjnie) albo przy użyciu elektronicznych podpisów kwalifikowanych.
Podpisy kwalifikowane mają taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Aby móc się nim posługiwać należy wykupić specjalny certyfikat, który elektronicznie będzie poświadczał o Twojej tożsamości.
Jak działają programy do tworzenia umów online?
Wiele generatorów umów ma dostępne dwa rodzaje podpisów.
Pierwszym z nich są podpisy autoryzowane adresem email, które są odpowiednie dla formy dokumentowej umowy. Wówczas Twój email, który jest wskazany w umowie służy jako identyfikator Twojej tożsamości.
W takiej sytuacji otrzymujesz wiadomość na ten adres, w której jest link do umowy elektronicznej. Wystarczy w niego kliknąć, zaznaczyć złożenie oświadczenia woli i potwierdzić podpis.
Czasem jest też możliwość dodania drugiej formy uwierzytelniania – za pomocą kodu sms.
Niektóre programy do tworzenia umów online dają także możliwość wykupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego od zweryfikowanego dostawcy.
Jest on zabezpieczony certyfikatem państwowym i ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.
Najczęściej zadawane pytania o podpisywanie umowy online
Jeśli nadal masz wątpliwości, poniżej odpowiadam na najczęściej zadawane pytania o podpisywaniu umów elektronicznych. Poznaj wszystkie szczegóły prawomocności takich dokumentów.
Jakie jest miejsce zawarcia umowy na odległość?
Według art. 70 § 2 Kodeksu cywilnego za miejsce zawarcia umowy na odległość uważa się adres zamieszkania lub adres siedziby podmiotu składającego ofertę.
Jaki jest moment zawarcia umowy na odległość?
Zastanawiasz się, czym się różni zawarcie umowy a podpisanie umowy? W zasadzie są to dwie sytuacje. Pierwsza z nich to faktyczny moment, w którym umowa zaczyna obowiązywać. Przy zawieraniu umów przez internet jest to chwila, kiedy dokument jest podpisany przez obie strony. Dlatego faktyczna data zawarcia umowy to niekoniecznie ta, która jest wpisana w umowie. Jeśli podpis drugiej strony nastąpi później, to ten dzień jest traktowany jako moment zawarcia umowy.
Czy trzeba podpisywać załączniki w umowie online?
Nie ma zasady co do tego, czy załączniki umów muszą być podpisane. W wielu umowach sprzedaży, cywilnoprawnych czy B2B, nie jest to konieczne. Natomiast może być to wymagane przez niektóre podmioty dla większego zabezpieczenia. Warto skorzystać z opcji elektronicznego parafowania każdej strony umowy.
Czy umowa przez Internet jest ważna?
Umowa zawierana w postaci elektronicznej nabiera mocy prawnej, gdy jest podpisana przez obie strony umowy. Jednak to treść tej umowy określa, czy podpisanie dokumentu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, czy wystarczy forma dokumentowa. W zależności od tego należy wybrać odpowiednią formę podpisu elektronicznego.
Udostępnij
About the Author: Wojciech Matuła
