W dzisiejszych czasach coraz większą uwagę przykładamy, aby przyspieszać procesy w firmie. Dlatego w wielu przypadkach papierowe dokumenty zastępujemy elektronicznymi. Dzięki temu formalności przebiegają szybciej i przyjaźniej dla środowiska.

Jeśli zastanawiasz się, jak podpisać umowę elektronicznie, w tym artykule przedstawiam ranking narzędzi, które to umożliwiają.

Programy do tworzenia i podpisywania umów online

Elektroniczny obieg umów skraca czas przygotowania dokumentu, zbierania podpisów i archiwizacji. Zamiast drukować i przesyłać papierowe egzemplarze, możesz utworzyć umowę z szablonu, wysłać ją kontrahentowi oraz zapisać historię akceptacji w jednym systemie.

Poniższy ranking narzędzi porównuje rozwiązania do przygotowywania i podpisywania umów przez internet.

Ranking 3 generatorów umów online

Platforma do podpisu dokumentów przez internet to tzw. „generator umów”. Za jego pośrednictwem można przesyłać pliki do wszystkich podpisujących, weryfikować status dokumentu czy katalogować wszystkie podpisane umowy.

Poniżej znajdziesz skrócony ranking generatorów umów online:

1. PandaDoc: Program do tworzenia i podpisywania umów online z kreatorem dokumentów, szablonami, współpracą zespołową, zgodnością z eSIGN i UETA, funkcjonalnością ofert, wycen i formularzy, cena: od 19$ miesięcznie.

2. Autenti: Polskie narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów, oferujące weryfikację podpisów przez e-mail lub SMS, opcję certyfikowanego podpisu elektronicznego, współpracę na dokumentach z różnymi uprawnieniami użytkowników, cena: od 69 zł netto miesięcznie, dostępny plan FREE.

3. Pergam.in: Polska platforma do tworzenia i podpisywania umów online, z funkcjami pracy zespołowej, komentowania, tworzenia szablonów umów, różnymi metodami podpisów w tym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, cena: od 89 zł miesięcznie za użytkownika.

W wielu firmach platformy takie jak PandaDoc, Autenti czy Pergam.in przyspieszają procedury pozyskiwania klientów, kontraktowania czy wysyłania ofert handlowych.

Oto szczegółowy ranking generatorów umów online.

1. PandaDoc – program do tworzenia i podpisywania umów

PandaDoc to program, który pozwala zautomatyzować tworzenie i podpisywanie dokumentów. Jako użytkownik dostajesz dostęp do kreatora dokumentu, pozwalającego na napisanie go od podstaw. Możesz opatrzyć go także estetyczną grafiką nawiązującą do wizerunku firmy.

Dokumenty możesz współtworzyć z innymi użytkownikami, aby lepiej zarządzać jego treścią. Wystarczy, że dodasz własne fragmenty lub komentując istniejące.

Gotową umowę zapiszesz w formie szablonu, z którego możesz korzystać następnym razem. Wówczas wystarczy podmienić dane podpisujących i ewentualnie zmienić niektóre fragmenty.

PandaDoc korzysta z uwierzytelniania za pomocą podpisów elektronicznych, zatwierdzonych w większości krajów. Są one zgodne z rozporządzeniami eSIGN (Unia Europejska) i UETA (Stany Zjednoczone).

Program możesz użyć nie tylko to tworzenia i podpisywania umowy przez internet. Sprawdzi się również w celu przygotowania ofert, wycen i formularzy gromadzących dane o podpisujących.

Cena miesięczna: od 19$ – przy płatności z góry za cały rok.

2. Autenti – polskie narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów

Alternatywą dla PandaDoc jest polskie narzędzie Autenti. Program ten umożliwia dodawanie plików w różnych formatach, które mają zostać podpisane.

Standardowo podpis jest weryfikowany na podstawie adresów email osób podpisujących. Opcjonalnie jest również możliwość uwierzytelniania za pomocą kodu sms. Tego typu podpis ma formę „dokumentową” i jest wystarczający w większości umów w obrocie gospodarczym.

Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których umowa musi być zawarta w formie pisemnej. Wówczas forma dokumentowa jest niewystarczająca. Dlatego Autenti umożliwia zakup certyfikowanego podpisu elektronicznego, który jest właściwy dla takich dokumentów. Taka funkcja umożliwia podpisywanie również umowy, która pochodzi spoza Autenti.

Zaletą Autenti jest możliwość współpracy na gotowych dokumentach. Program można wykorzystywać do przekazywania ich w obrębie organizacji i weryfikowania przez wszystkie osoby podpisujące, przypisując użytkownikom role i uprawnienia.

Cena miesięczna: od 69 zł netto za użytkownika. Można korzystać także z planu FREE.

Zobacz cennik pakietów TUTAJ.

Jeśli chodzi o zakup kwalifikowanych e-podpisów wydawanych na rok, to ceny zaczynają się od 199 zł. Więcej informacji znajdziesz pod TYM ADRESEM.

3. Pergam.in – platforma do zawierania umów z podpisem kwalifikowanym

Pergam.in to również polskie rozwiązanie umożliwiające zawieranie umów online. Platforma umożliwia także tworzenie umów poprzez kreator dokumentów.

Podobnie jak w PandaDoc, jest tu możliwość pracy zespołowej na pliku współdzielonym, z opcją komentowania, nadawania uprawnień do tworzenia plików i akceptacji, czy tworzenia szablonów umów.

Gotowe dokumenty można podpisywać na wiele sposobów. Podstawowym z nich jest podpis prosty lub z weryfikacją sms – oba z nich są wystarczające przy umowach wymagających formy dokumentowej.

Z kolei gdy wymagana jest forma pisemna, umowę można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym – SimplySign lub mSzafir (z certyfikatem Krajowej Izby Rozliczeniowej).

Wszystkie dokumenty podpisywane w Pergam.in są przechowywane w intuicyjnym panelu. Możesz w nim szybko podejrzeć status poszczególnych podpisów, zapisywać wersje robocze czy tworzyć szablony.

Cena miesięczna: od 89 zł za użytkownika – przy płatności w góry za cały rok.

Zobacz pełny cennik Pergam.in.

Co to jest umowa online?

Umowa online to umowa zawarta za pomocą środków elektronicznych, na przykład przez platformę do obsługi dokumentów, wiadomość e-mail lub formularz internetowy. Nie jest to odrębny rodzaj umowy ani osobna forma prawna.

O skuteczności dokumentu decydują zgodne oświadczenia stron oraz zachowanie formy wymaganej przez przepisy lub samą umowę. W zależności od sytuacji wystarczy forma dokumentowa, a w innych przypadkach potrzebna jest forma pisemna, elektroniczna z kwalifikowanym podpisem albo forma szczególna.

Platformy do umów pozwalają wgrać dokument, wskazać podpisujących, ustawić kolejność akceptacji i wybrać sposób potwierdzenia tożsamości. Po zakończeniu procesu strony otrzymują podpisany plik oraz zapis zdarzeń, takich jak wysłanie, otwarcie i zatwierdzenie dokumentu.

Czy umowę można podpisać elektronicznie?

Umowę można zawrzeć i podpisać elektronicznie. Właściwa metoda zależy od formy wymaganej dla danego dokumentu.

• Przy formie dokumentowej wystarczy sposób pozwalający ustalić osobę składającą oświadczenie, na przykład akceptacja przez indywidualny link, e-mail lub kod SMS.
• Formę elektroniczną równoważną formie pisemnej zapewnia kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Jeżeli przepisy wymagają aktu notarialnego albo innej formy szczególnej, standardowa akceptacja na platformie nie wystarczy.

Umowa dochodzi do skutku po złożeniu zgodnych oświadczeń przez wszystkie strony. Nie zawsze oznacza to konieczność umieszczenia podpisów na jednym pliku, ale system powinien rejestrować, kto zaakceptował dokument, kiedy to zrobił i jak potwierdzono jego tożsamość.

Jak podpisać umowę elektronicznie?

Wysyłanie umowy do podpisu

• Ustal formę prawną wymaganą dla dokumentu.
• Przygotuj umowę i wgraj plik, najczęściej w formacie PDF lub DOCX.
• Dodaj dane stron, pola podpisu i kolejność akceptacji.
• Wybierz metodę uwierzytelnienia, na przykład e-mail, kod SMS albo kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Wyślij dokument i po zakończeniu procesu pobierz podpisany plik wraz z historią zdarzeń.

Podpisywanie umowy otrzymanej e-mailem

Otwórz indywidualny link, sprawdź dane stron i treść dokumentu, a następnie wykonaj wskazaną metodę uwierzytelnienia. Samo kliknięcie przycisku może stanowić złożenie oświadczenia woli, jeżeli proces jednoznacznie wskazuje akceptowany dokument i identyfikuje osobę zatwierdzającą.

Skan odręcznie podpisanej umowy zwykle dokumentuje złożenie oświadczenia, ale nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie jest ona wymagana. W takim przypadku użyj papierowego oryginału albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak podpisać dokument Profilem Zaufanym?

Profil Zaufany służy przede wszystkim do podpisywania dokumentów kierowanych do administracji publicznej. Nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dlatego nie należy używać go jako zamiennika podpisu kwalifikowanego, gdy prywatna umowa wymaga formy pisemnej lub równoważnej jej formy elektronicznej.

Dokument podpiszesz w usłudze dostępnej TUTAJ.

• Dodaj obsługiwany plik do usługi podpisywania.
• Wybierz opcję podpisania dokumentu i zaloguj się do Profilu Zaufanego.
• Potwierdź operację zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w serwisie.
• Pobierz podpisany plik lub pakiet podpisu i zachowaj go razem z dokumentem.
• Przekaż plik odbiorcy w formacie wygenerowanym przez usługę.

Weryfikację wykonasz w tej samej usłudze, dodając otrzymany plik z podpisem. System pokaże dane podpisującego, status podpisu oraz informacje o dokumencie. Samo podpisanie Profilem Zaufanym nie przesądza jednak, że zachowano formę wymaganą dla konkretnej umowy prywatnej.

Czy wszystkie dokumenty można podpisywać zdalnie?

Nie każdy dokument można skutecznie zatwierdzić zwykłym kliknięciem, kodem SMS lub podpisem przesłanym e-mailem. Metodę podpisania należy dopasować do formy wymaganej przez przepisy albo uzgodnionej przez strony.

• Forma dokumentowa wymaga dokumentu pozwalającego ustalić osobę składającą oświadczenie. Może ją zapewnić odpowiednio zaprojektowany proces akceptacji na platformie.
• Forma pisemna wymaga podpisu własnoręcznego. Jej elektronicznym odpowiednikiem jest dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Forma szczególna, na przykład akt notarialny, wymaga dodatkowych czynności i nie może zostać zastąpiona standardowym podpisem na platformie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny podpisu własnoręcznego. Musi opierać się na kwalifikowanym certyfikacie i pochodzić od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź również, czy wcześniejsza umowa nie wprowadza własnego wymogu formy dla zmian, wypowiedzenia lub rozwiązania współpracy.

Jak działają programy do tworzenia umów online?

Programy do umów łączą edytor lub bibliotekę szablonów z obiegiem akceptacji. Użytkownik przygotowuje dokument, uzupełnia dane stron, wyznacza podpisujących i wybiera sposób potwierdzenia tożsamości.

Najprostszy proces wykorzystuje indywidualny link wysłany na adres e-mail. Dodatkowe potwierdzenie kodem SMS zwiększa kontrolę nad dostępem, ale nadal nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Po akceptacji system powinien zapisać co najmniej treść podpisanej wersji, dane stron, znaczniki czasu, sposób uwierzytelnienia oraz historię operacji. Dokument i raport z procesu należy pobrać oraz przechowywać poza platformą.

Rozwiązania obsługujące kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwiają zachowanie formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej. Przed wyborem programu sprawdź, czy podpis pochodzi od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania i czy można niezależnie zweryfikować jego ważność.

Jak wybrać program do tworzenia umów?

• Zakres funkcji: sprawdź, czy system tylko zbiera podpisy, czy także tworzy umowy z szablonów, automatycznie uzupełnia dane i obsługuje wersjonowanie.
• Metody podpisu: zweryfikuj obsługę akceptacji e-mail, kodów SMS i kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Dowody zawarcia umowy: wymagaj raportu zdarzeń, znaczników czasu i możliwości pobrania kompletnej dokumentacji.
• Bezpieczeństwo danych: sprawdź szyfrowanie, kontrolę uprawnień, kopie zapasowe, miejsce przetwarzania danych i warunki powierzenia danych osobowych.
• Integracje: oceń dostępność API oraz połączeń z pocztą, CRM, systemem kadrowym i archiwum dokumentów.
• Eksport: upewnij się, że dokumenty i historia podpisów pozostaną dostępne po rezygnacji z usługi.

Ukryte koszty programów do umów

Cena abonamentu nie pokazuje pełnego kosztu obsługi dokumentów. Przed wyborem narzędzia sprawdź:

• limity wysyłanych dokumentów i podpisów,
• opłaty za dodatkowych użytkowników oraz odbiorców,
• koszty kodów SMS i kwalifikowanych podpisów,
• dopłaty za API, integracje, własne szablony i branding,
• limity miejsca na pliki oraz okres przechowywania dokumentów,
• koszt eksportu danych, wdrożenia i wsparcia technicznego.

Porównuj koszt całego procesu, a nie samą opłatę za dostęp do platformy.

Dla kogo które rozwiązanie?

Jednoosobowa działalność i mała liczba umów

Wystarczy prosty obieg dokumentu, gotowe szablony, akceptacja przez e-mail oraz możliwość pobrania raportu z procesu.

Sprzedaż, HR i obsługa wielu kontrahentów

Najważniejsze są automatyczne przypomnienia, masowe wysyłki, role użytkowników, wersjonowanie oraz integracja z systemami firmowymi.

Umowy wymagające formy pisemnej

Wybierz rozwiązanie obsługujące kwalifikowany podpis elektroniczny i niezależną weryfikację certyfikatu.

Dokumenty zawierające dane poufne

Wymagaj szczegółowej kontroli dostępu, rejestru operacji, szyfrowania, zasad retencji oraz możliwości trwałego usunięcia danych.

Najczęściej zadawane pytania o podpisywanie umowy online

Jeśli nadal masz wątpliwości, poniżej odpowiadam na najczęściej zadawane pytania o podpisywaniu umów elektronicznych. Poznaj wszystkie szczegóły prawomocności takich dokumentów.